Beléptünk az utolsó negyedévbe, vagyis – többek között – a jövő évi költségvetési tervezés hónapjaiba. Ez tökéletes apropót szolgáltat nekünk arra, hogy átnézzünk a budgeting szókincset itt, az EnglishHUB oldalán is. Kérlek, vegyétek figyelembe, hogy a cikk szerzője soha életében nem rakott össze pénzügyi tervet üzleti értelemben (sem) – a tartalmi fókusz jelen esetben tehát sokkal inkább a releváns szókincsen lesz, mint a pénzügy, számvitel és matematika rejtelmein (the mysteries of finance, accounting and mathematics).

Sok kisvállalkozás még ma is pénzügyi terv nélkül indul el (to start a business without a financial plan). Ennek a videónak az elején egy mérlegképes könyvelő (Certified Public Accountant) magyarázza el, miért is nagy hiba ez, és hogy mennyire fontos előre felállítani egy költségvetést (to set a budget), mérni (to measure) és pontosan nyomon követni a kiadások és bevételek alakulását (to track the expenses and incomes). Sherman azt mondja, hogy a költségvetési terv alapján hozott döntések garantálják, hogy jövedelmező legyen a vállalkozásod (decisions made based on a budget plan guarantee profitability), és megakadályozzák, hogy rosszul rendelkezz a befolyó pénzekkel (to prevent the mismanagement of incoming funds). A budget rákényszerít, hogy a vállalt kiadásaidat prioritásként kezeld (it forces you to prioritise the expenses that you take on), és meghatározza minden egyes befolyó forint, euró, font, dollár, akármi sorsát. Egy alaposan átgondolt költségvetés iránytűként szolgál egész évben, fogódzót ad és sok esetben megkönnyíti a döntéshozatalt is (it makes decision making easy).

Sherman[1] szerint leegyszerűsítve, a költségvetés kidolgozásának lépései a következők:

  1. Határozd meg a céljaidat – determine your business goals! Növelnéd az eladásaidat (to increase sales)? Mennyivel? (By how much?) Milyen kiadások lesznek szükségesek ahhoz, hogy ezt a célt elérd (what expenses are necessary to achieve this goal)? Ugyanakkor az eladások emelése csak egy a rengeteg potenciális cél közül. Lehet, hogy a vállalat idén inkább a termék tökéletesítésére (product improvement) szeretne nagyobb hangsúlyt fektetni, ezért többet költ kutatás-fejlesztésre (research and development; R&D), vagy egy átfogóbb ügyfélszolgálati támogatási rendszer kialakítását tűzi a zászlajára. Itt is előrejelzést kell készíteni (to prepare a forecast): milyen lépések fognak elvinni minket a célig, ezeknek milyen költségvonzatuk (costs; associated costs) lesz. Azt is át kell gondolni, hogy milyen hatása lesz a fejlesztésnek az eladásokra.
  2. Becsüld meg az eladásaidat, és az azokból befolyó jövedelmeket – forecast your sales and the corresponding income! Ezt a korábbi évek költségvetései alapján (based on previous budgets) el lehet készíteni.[2]
  3. Döntsd el, hogy a bevételed mekkora százalékát tervezed fordítani a különböző kiadásaidra – decide what percentage of your income are you willing to dedicate to your expenses! Kiadás lehet a munkabérek (employee salaries), munkavállalói juttatások (employee benefits), reklám és marketing költségek (advertising and marketing costs), a működési költségek (operating costs) különböző elemei, mint például a bérleti díj (rent), technológia (technology), jogi kiadások (legal expenses), a lista folytatható. A maradék lesz a haszonkulcs (profit margin).
  4. Majd ezeket a százalékokat számold át konkrétan pénzbe (convert the percentages into money), bármilyen pénznemben (currency) is üzletelj!
  5. Végül az egész éves tervet oszd el 12-vel, hogy kijöjjenek a havi számok. Ezeket aztán össze lehet majd mindig vetni a valósággal (to check against reality).

A költségvetéseket általában a következő évre készítik el, bár olykor hosszabb távra is kidolgozzák. Ebben az esetben valószínűleg nagyobb az esély a pontatlanságra, hiszen nehéz megjósolni, hogyan is alakulnak majd az iparági trendek (industrial trends) és különböző gazdasági tényezők (different economic factors) a távoli jövőben. Ennek ellenére persze meg lehet próbálni így is meghatározni a kiadásokat (to allocate expenses) és bevételeket. Mindenesetre, 12 hónapra nem olyan nagy ördöngősség (it’s not rocket science) kidolgozni a tervet. Természetesen figyelembe kell venni a szezonális bevételingadozásokat (revenue fluctuation): ha karácsonyfadíszeket forgalmazok, tavasz elején érdemes némi visszaeséssel számolni az eladásokban (to calculate with a dip/drop in sales).[3] A hónapokra lebontott terv alapján már könnyen követhető, hogy a különböző célszámok (different targets) valóban jól alakulnak-e, és megfelelő úton haladnak-e (to be on track) a dolgok ahhoz, hogy céljainkat elérjük. A költségvetés és a valóság rendszeres összevetése (budget versus actual review) felszínre hozhat olyan dolgokat (to bring into light sth), amik felett enélkül az ellenőrző pont nélkül elsiklana a figyelmünk; lehet, hogy így derül ki: bizony, csökkenteni kell bizonyos kiadásokat (to cut some expenses), esetleg megtalálni annak a módját, hogy hogyan lehetne olcsóbban intézni a saját árubeszerzésünket (to figure out how to get our supplies cheaper).

Említettem már, hogy egy jól átgondolt éves stratégiai/pénzügyi terv (an accurate strategic/financial plan for the year) sokkal könnyebbé teszi bizonyos döntések meghozatalát. Szerencsés a helyzet, ha van lehetőség elkülöníteni pénzeket (to allocate funds) váratlan események (unexpected events) kezelésére; így marad egy kis mozgásterünk ilyen esetekre (to have some extra room to manage these situations). Ha változik a világ, és nem engedhetjük meg magunknak, hogy lemaradjunk, néha bizony a zsebünkbe kell nyúlni és új tanácsadókat szerződtetni (to hire new consultants); megvenni egy teljesen új szoftvert és betaníttatni rá minden alkalmazottat (to train every employee); vagy épp új piacok felé fordulni (esetleg a meglévőkön emelni a hatékonyságot), és emiatt nyelvtanfolyami költségeket betervezni (to calculate in language course costs). Egy szigorú költségvetés (a firm budget) is gördülékennyé teszi a döntéshozatalt, ráadásul szükség esetén (if needed) tökéletes indokot is szolgáltathat bizonyos ötletek elvetéséhez (to scrap an idea).

Ide kívánkozó kifejezések még a cash flow (cash flow), a mérleg (balance sheet) és az eredménykimutatás (profit and loss statement/information), de a számvitel számomra eléggé zavaros vizébe én most épp, hogy csak ennyire vagyok hajlandó beledugni a nagy lábujjamat.

Egy szó, mint száz (to cut a long story short): jó, ha van költségvetés, legyen akármilyen picike is egy vállalkozás! Megakadályozza a túlköltekezést (overspending), a rendszeres ellenőrzés lehetővé teszi, hogy apróbb változtatásokat vigyünk benne véghez (to make some tweaks), vagy épp átdolgozzuk az egészet (to reshape, to alter, to redevelop the whole thing), ha arra lenne szükség.

Nagyon jónak tartom ezt a videót a témában, Hannah szépen, érthetően beszél benne és szuper kifejezéseket használ, mind szakmai, mind az általános szókincs tekintetében.

Ha szeretnél még több kifejezést tanulni ebben a témában, akkor ezt a videót ajánlom neked, B1-2-től bátran! A készítő még egy harmincnapos kihívásra is meginvitál, melynek a végére harminc remek, releváns kifejezést tudsz majd bátran és helyesen használni az angol nyelvű kommunikációdban. Ne hagyd ki!

[1] Akitől a számviteli alapokon kívül megtanulhatjuk a „this train of thoughts” (ez a gondolatmenet) és az „it didn’t pan out” (nem jött be – egy számítás; nem sikerült) kifejezéseket is!

[2] Újonnan indulók a többi piaci szereplő adataiból tudnak támpontokat találni.

[3] Esetleg diverzifikáljátok a cég portfólióját: to diversify the company portfolio!