Csütörtök van, hogy állsz? Gyűlnek a pipák? Vagy megint minden nap minden más közbejött? Esetleg kezdő szintnek tartod a mezei tennivaló-listát, és valami többre vágysz? Vágyik a fene, csak a világ töri rád az ajtót, hogy kész vagy-e már mindennel és különben is, mindjárt meeting? Hát akkor emeljük a téteket (to raise the stakes), és nézzünk körül a tennivalókat rendszerező appok világában, ahogy azt nemrég megígértük (as promised).

Tekintve, hogy jelenleg a napjaimat kitöltő feladatok 97,4%-a egy baba körüli teendőkből áll, a helyzet az, hogy a bemutatott appokat nem próbáltam ki személyesen; kicsit túlzás (overkill – informális!) lenne TickTick-ben tervezni a büfiztetést meg a babauszit[1]. Igyekeztem viszont jól érthető, informatív videókat összeválogatni, hogy ténylegesen segíthessünk, ha éppen app-választás előtt állsz, tájékozódás után pedig jó döntést tudj hozni (to make a well-informed/educated decision). Hiszen munkahelyi környezetben szinte azonnal felmerül az igény: valahogy csak össze kéne kötni a to-do listát az e-mailekkel és az időbeosztásunkat szervező felületekkel.

Mit tudjon még egy ilyen app? Legyen egyszerű listázni benne a feladatokat, a nagyobbakat kisebb egységekre lehessen bontani, különböző kategóriákat lehessen létrehozni, legyen benne sok szín, minta, könnyen érthető jelölés, mindezt személyre szabhatóan. Mappák, fülek, alcsoportok, pikk-pakk beállítható ismétlődő feladatok, emlékeztetők és határidő-követő funkciók, látszódjanak benne a másik felületen betervezett meetingek és mindenki számára könnyen kezelhető legyen. Akkor is tudjunk rá építeni, ha csapatban dolgozunk: legyen megosztható, átlátható, monitorozza az ütemterv betartását (progress tracking). Szinkronizálható legyen minél több másik toollal, és hozzáférhető bármely eszközön. Ha még a fontossági sorrend eldöntésében is segít, na az aztán már tényleg csúcs. Ahány ember, annyi kívánság, és a szolgáltatók igyekeznek is a kedvünkben járni.

Ha a cégetek a Microsoft rendszereket használja, akkor a te gépeden is ott kuksol a Microsoft To Do (valószínűleg a világ legrövidebb névadó értekezletét is ez az app jegyzi 😉 ). Ezt az alkalmazást speciel pont volt lehetőségem személyesen is végigklikkelgetni a napokban, és valóban egy jól áttekinthető, logikusan felépített rendszernek tűnik. Legerősebb pontja a „My Day”: reggel az ember könnyedén összeszedheti magának azokat a feladatokat, amelyek a legfontosabbak az adott napon, és akár az e-mailek közül is be lehet dobni ide elemeket. Az időben el nem készült feladatok azonnal visszavándorolnak a nagyobb kategóriába, ahonnan át lettek emelve, így egy feladat sem sikkad el. Mivel Microsoft, ezért nyilván tökéletes szinkronban (seamless synchronisation) működik az összes többi Microsoft programmal, ami nagyon hasznos, főleg, ha sok meetingen is részt kell vennie az embernek (és azok rögzítve vannak Outlookban, Teams-ben). Carl Pullein[2], időgazdálkodás és hatékonyság szakértő ebben a videóban mesél nekünk a To Doról: a fenti pozitívumok mellett kiemeli, hogy a „My Day” összeállítása nem automatizálható, ami szerinte egy remek dolog, mert a prioritások felállításakor egy gép nem tudja (egyelőre) figyelembe venni az olyan emberi faktorokat, mint betegség, vagy lelkileg nehéz időszakok, és emiatt aztán csak pakolná ránk a teendőket, mi pedig stresszelhetnénk, szoronghatnánk (feeling stressed and anxious) attól, hogy mennyire leterheltek vagyunk (being overwhelmed), és közben csak gyűlne az elmaradás (building a backlog). Carl kritikája is a „My Day”-hez kapcsolódik: ebben az appban az adott napot csak aznap reggel lehet megtervezni, nem tudja az ember előre beírni a holnapi teendőit. Ez abból a szempontból még hasznos is lehet, hogy így legalább reggel le KELL ülni és ténylegesen végiggondolni, mi is a legfontosabb aznap; ugyanakkor elvész annak a lehetősége, hogy ha valami eszembe jut másnapra, akkor azt gyorsan beírhassam rögtön oda, ahova tartozik (emlékezzünk a legutóbb tanult brain dump kifejezésre!). Máshonnan tudom, hogy nincs benne időkövető funkció, és helyszín alapú emlékeztetőket sem lehet benne létrehozni. Ez utóbbi, őszintén szólva nekem, X-Y generációsként, teljes homály, hogy vajon miért is kéne: ha bemegyek az irodába, a boltba, az orvosi rendelőbe, az állatkertbe, akárhova, akkor azért általában tudom, hogy miért vagyok ott; de lehet, hogy csak valami felett elsiklottam (maybe I’m missing out on something). Az app használatáról találtam egy rövid, de annál hasznosabb bemutató videót, Demetri segít elindulni, ha erre esne a választásotok, vagy ha a vállalati rendszerek miatt nem tudtok mást használni.

Térjünk át a szerintem legszellemesebb nevű appra: a Todoist-re. Az imént hivatkozott Carl Pullein is nagyon sokat foglalkozik a Todoisttel, de nekem ez a tutorial videó tetszett a legjobban[3]. Méltán népszerű app, hiszen összeköthető a Google Calendarral, amit rengetegen használnak és elérhető appként, számítógépre telepítve, de a böngésződön keresztül is. Mások is meghívhatóak, így közös projektek menedzselésére is alkalmas, komment funkcióval kibővítve. Az aktuális napot „Today”-nek hívja, és háromféleképpen lehet megtervezni: 1 – adunk egy sorrendet a feladatoknak mi magunk, pusztán az időrendet – ahogyan szeretnénk haladni – figyelembe véve; 2 – a feladatokhoz hozzárendelhetünk egy fontossági értéket (to assign a priority), és a program a számok alapján sorba rakja nekünk a feladatokat; 3 – időblokkokba csoportosíthatjuk a tennivalókat, pontos időpontokat hozzárendelve. Az elkészült feladatokat megjelölve (to mark as done/completed), azok eltűnnek az aktuális listáról; a másnapra halaszthatóakat a lista aljára húzva csoportosíthatjuk át. Kiemeli még a videó, hogy milyen remekül átláthatóan lehet áttekinteni a jövőbeli feladatokat (to get a bird’s eye view of all the tasks; to have a comprehensive overview of all tasks due in the future). Továbbá összefűzhető az app más hasznos programokkal is (pl: Trello, Outlook, Gmail, Youtube, Evernote, stb.), ami még jól jöhet! Mellette szóló érvként szokták még felhozni, hogy a szófelismerő funkció miatt nagyon könnyű feladatokat a megfelelő helyre felvinni bele, és hogy követhető rajta, mennyi időt töltöttünk egy-egy feladat megoldásával (time tracker function).

Ez utóbbira képes a TickTick is; lássuk hát, mi fán terem! Beépített pomodoro időmérővel, kérés esetén fehér zajjal, és szokáskövetéssel (habit tracking) ejti bámulatba potenciális felhasználóit ez a szintén minden platformon remekül futó app, így remek választás azok számára, akiknek egy héten belül ismétlődő feladataik vannak, vagy épp most tervezik beiktatni a rendszeres mozgást az életükbe. A feladatokat Eisenhower mátrixban is meg tudja jeleníteni, ha tetszett az a csoportosítás az előző cikkünkből, mindenképp javasoljuk ennek az appnak a kipróbálását. A teendőket amúgy lehet csoportosítani határidők, témák, és fontossági szempontok alapján is, és természetesen egy nagy feladat itt is lebontható több kisebb lépésre (to break it down into smaller steps). Ez a videó gyors bevezetést nyújt nekünk ebbe a világba, igazán különleges kifejezések kíséretében! Felfedi a titkot (to spill the beans about sth) arról, hogyan alakíts ki egy számodra megfelelő napi rutint (crafting that daily groove that feels just right for you) ezzel az app-pal, ami szuperül megmutatja, milyen projekteken ügyködsz éppen (it lets you see what projects you have cooking). (Ez a legutolsó mondat pedig bevallottan pusztán az angol kifejezések miatt került bele ebbe a cikkbe.)

Szemlézzük még az Any.do-t! Csodás telefonos felhasználói élményt ígérnek az értékelések, majd rögtön megemlítik azt is, hogy ezzel szemben a desktop tapasztalat nem az igazi. A feladatok hozzáadása gyors és egyszerű, könnyen csoportosíthatóak ilyen-olyan listákba, vagy akár határidők szerint is, hiszen remekül összeillik ez az alkalmazás akár a Google, akár az Outlook naptárával. A „Plan my Day” naptervezőben nem csak listázza az ember a feladatait, hanem egzakt időpontokat is hozzá kell rendelnie, így az app segítségével valóban elkészül minden. Beépített AI segít abban, hogy a túl nagy feladatokat kisebbekre bontsuk. Szinkronizálható a Todoisttal, Trellóval, Mondayjel, Jirával[4], és csapatmunkához is remekül használható. Ebben a videóban Manizha vezet be minket az alapokba, itt pedig Francesco értékeli az appot és ilyen szép kifejezéseket használ közben: it allows you to plan ahead, good team level functionality, it feels cluttered (the desktop surface), it has some really interesting potential.

Érdekesnek tűnik még a ClickUp, ami leginkább arról ismert, hogy gördülékennyé teszi a projektmenedzsmentet, és megkönnyíti a csapat tagjainak együttműködését. Magánélet szervezéséhez ugyanúgy ajánlják, mint munkához, és rengeteg személyre szabható elem (customisable feature) gazdagítja a felhasználói élményt. Nem tudtam ellenállni Steward új-zélandi, mégis remekül érthető akcentusának, így az ő videóját válogattam be a ClickUp bemutatásához – ez viszont hosszú, javaslom egy appban elkülönített, legalább 27 perces időblokkban a megtekintést. 😉 A fáradhatatlan magyarázat jól mutatja, hogy ez az alkalmazás lassan már átvezet minket a Monday, a Trello, a Jira, meg a többi projekt-menedzsment app világába – ha hagynánk magunkat… De nem hagyjuk! Neked van egy csomó feladatod (és még nincsenek is rendesen rendszerezve, mert cikket olvasgattál!), nekem meg mennem kell fürdetni (bathtime).

Hogy sok minden kimaradt? Igaz. Toodledo, Things 3, Evernote, Superlist, vagy a nagyon vicces nevű Remember the Milk, és még ezeken kívül is van rengeteg… Ha bármelyik kimaradt alkalmazással kapcsolatban van személyes tapasztalatod, mesélj nekünk róla röviden a kommentekben!

[1] Forrásunk volt: https://zapier.com/blog/best-todo-list-apps/
[2] Az ő Youtube csatornáján amúgy a többi appról is találtok videót.
[3] Csak a 10. perc környékén mondja, hogy az itt bemutatott funkciók egy része csak a Todoist Pro felhasználók számára elérhető, de sok helyen nyilatkoznak nagyon pozitívan az ingyenes verzióról is.
[4] A felsorolás nem teljes!