Az időmenedzsment sokak számára jelent nagy kihívást, a munkahelyen, de akár azon kívül is (sőt!). A tennivaló sok, az idő véges, és lényegtelen, hogy az ovi bezárási ideje vagy a saját energia kifogyása vágja el az aktívan töltött órák sorozatát, igenis rengeteg dolgot kell beleszuszakolni egy-egy napba[1]. Nézzük át most együtt az időbeosztás tervezésének – és újratervezésének – angol nyelvi alapjait és szókincsét.
Vegyünk egy átlagosan erős hetet! Legyen benne project review meeting, team meeting, néhány 1-on-1 (vagy 1-2-1, egyik cégnél ez a neve, másiknál az), egy vezetőségi ülés (leadership meeting), egy irodán kívüli egésznapos tréning (an all-day off-site training) és egy csapatépítő vacsora kincsvadászattal (team building dinner with treasure hunt). Meg persze a napi tennivalók és e-mailek tömkelege.
Ben hétfő reggel az irodában a gőzölgő kávéja fölött próbál hangolódni, amikor is a csendes idillbe berobban Sally. Ez remek alkalmat szolgáltat arra, hogy átbeszéljék a hetet.
Sally: Good morning, Ben! That’s a lovely tie! Is there a special occasion, or something?
Ben: Morning! Oh, I am meeting the customer right after the 10:00 am project review meeting, so I thought I’d better look professional.
Sally: Wow, that makes your day pretty packed, as you are having the 1-on-1s in the afternoon with the team members. Mine is scheduled for 12:30. Are you sure you will be back by then?
Ben: Actually, no. We need to rearrange a few things, as I won’t even have the time for lunch. We can’t push it back any further, because my 1-on-1s are back to back. Would it be okay to move your session to tomorrow?
Sally: Well, Tuesday is my regular home office day, but if you are happy with a virtual meeting, why not?
Ben: Yeah, we need to host the team meeting on Zoom anyway, as three members are participating in that conference in Chicago.
Sally: The whole week is just so intense. With the leadership meeting on Wednesday… Thank God we don’t have to attend that one!
Ben: No, we don’t but we are still under a lot of pressure to prepare the data for the directors beforehand.
Sally: That’s going to be a crunch. We’ll also need to explore all avenues to get the monthly report finished early, because Thursday is a total write-off with that all-day off-site training.
Ben: At least we have the team-building dinner on Friday night! I heard there’s a treasure hunt—I hope it’s more fun than last year’s event.
Első és legfontosabb megjegyzés: az igeidő. Amikor eltervezett dolgokról beszélünk, főleg olyan esetben, ha az idő és a helyszín is le van fixálva, az angol a folyamatos jelent (present continuous) használja legtöbbször. Nem hiba a going to-s jövő használata (I am going to meet the customer after the project review meeting), de sokkal természetesebben hangzik a jelen idős változat (I am meeting the customer right after the project review meeting). Ez abszolút igaz az irodai környezetre, és bármilyen más hétköznapi tervre is: I can’t go to the cinema with you tonight as I am having dinner at my grandma’s (nem tudok elmenni veled ma este moziba, mert a nagymamámnál vacsorázom).
Sally nagyon kedvesen egy, az irodai keretekbe még bőven beleillő bókkal indítja a beszélgetést. Lássuk meg, itt nem annyira a nyakkendő szépségéről van szó, hanem inkább arról, hogy Ben nem gyakran szokott nyakkendőt venni egy szimpla hétfő alkalmából (occasion), hiába főnök.
The 10:00 am project review meeting – A 10 órakor kezdődő projekt meeting. Magyarban a review „kimarad”, egy projekt meetingen nagyjából (és jó esetben) magától értetődik, hogy a projektről lesz szó, azt nézik át rajta. Ebből a szegmensből könnyen elsajátítható, és nagyon professzionális hangzású az időpont összepárosítása az eseménnyel. Az angol rövid, ők a „kezdődő”-t hagyják ki: the 3:00 pm coffee break, the 11:00 am meeting, the 8:00 pm movie (a moziműsorban).
Sally aztán rácsodálkozik mennyire zsúfolt napja is lesz Bennek: that makes your day pretty packed. Ez nem mást jelent, mint hogy Ben naptárja tele van pakolva. Ezt kifejezhetjük még a booked solid és az at capacity kifejezésekkel is. További lehetőség még a slammed, ami ugyan teljesen informális, mégis gyakran elhangzik irodai környezetben is.
Ben is booked solid until 5:00 pm because of the 1-on-1s.
The team is at capacity this week with the leader board data prep.
I’m sorry, I’m slammed today; can we talk tomorrow?
Ide kívánkozik még a hectic szó is, mellyel inkább egy mozgalmas, pörgős napot jellemezhetünk, és bár Ben tele van meetingekkel, a változatosság garantált. Kapkodást és pánikot sejtet a frantic és a dolgok rosszra fordulását a turbulent.
That makes your day pretty packed.
The office feels a bit frantic every time the directors are in town.
If we can just get through this turbulent Monday, maybe the rest of the week will be smoother.
Később hangzik csak el, de ettől még igaz: „The whole week is just so intense” (intense – erős, megfeszített, pörgős) és a „That’s going to be a crunch”. Ez utóbbi egy nagyon jó kifejezés arra, hogy ez egy nehéz időszak lesz, amikor nagyon nagy nyomás nehezedik majd a csapatra. Az AI a következő szavakkal írja le a crunch vibe-ját: high pressure, overtime and intense focus, vagyis magas nyomás, túlóra és intenzív fókusz. Ezt már leírni is olyan stresszes volt, hogy mindenképp idebiggyeszteném a crunch eredeti jelentését, miszerint „roppanás”. Így még jobban érződik, hogy Sally szerint bele fognak roppanni a munkába a héten. De ellenpontként szerepeljen itt egy, bármely kávészünetben elfogyasztható, gyönyörű süteménynek a roppanós rétege is ugyanezzel a szóval (crunchy layer). Máris egy kicsit vidámabb minden.
Sally találkozóját végül a főnökkel át kell rakni, hiszen nem megfelelő az eredetileg tervezett időpont (originally scheduled time). Ben a rearrange (átrendez, átszervez) igét használja, de egyszerűbben is fogalmazhatna: we need to change/move things around.
Az elhalasztást végül a move igével oldja meg, de használhatná a pusht-t, a put-ot vagy postpone-t is. Talán a leghivatalosabb lehetőség a reschedule. Ha a változtatás nem ennyire drasztikus, mert csak egy kicsivel későbbre szeretnénk tenni az értekezletet, akkor szóba jöhet még a shift is.
Can we push our chat to tomorrow?
I won’t be able to make it, can we put our meeting back half an hour?
Can we postpone the meeting until tomorrow?
Is it okay if we reschedule our session for tomorrow?
I’m slammed in the morning, is it okay if we shift our meeting to the afternoon?
Itt hívnám fel a figyelmet a session szóra, melynek jelentése: ülés, ülésszak, gyűlés, alkalom, kezelés (a konkrét kezelési alkalom, amin éppen részt vesz valaki bent, az orvosnál/terapeutánál), de például jelenti az edzést is. Nekem ez furcsa volt eleinte Angliában, hogy a Taekwon-do edzéseimre „session”-ként hivatkozunk, de aztán megszoktam[2].
I have to miss this week’s yoga session, as we have so much going on.
Ne tanuljuk meg a push back-et a párja nélkül: pull forward, ha korábban szeretnénk megtartani valamit! De szuperül működik a bring forward is vagy a move up, amikor ugye feljebb kerül valami a naptárban.
I can pull my lunchbreak forward, if that helps.
I know we were supposed to meet tomorrow afternoon, but can we bring it forward to 11:00 am?
Could you call the candidate and ask if we could move up our interview tomorrow? An early start would suit me better.
Visszatérvén Sally és Ben beszélgetéséhez, itt derül aztán ki, hogy egy meetinget nem csak időben lehet mozgatni, hanem a valós térből át a cyberspace-be is. A virtual meetingnek természetesen szinonimája az online meeting, és remekül végzi a dolgát ez esetben is a move vagy a take ige – de a take nagyon jellemzően amerikai angol! Ha amúgy is Zoomon kell tartani egy értekezletet, akkor használjuk a host igét!
Since half the team is in Chicago, let’s take the meeting virtual.
We need to host the team meeting on Zoom anyway.
I won’t be in the office tommorrow, let’s move our meeting online.
Amikor ennyi meetingen kell megjelenni (to attend), egésznapos tréningen és konferencián résztvenni (to participate), az ember néha bizony elmarad a mindennapi teendőivel (erre az esetre már megtanultuk a to be snowed under kifejezést egy korábbi cikkből!). „Thursday is a total write-off” mondja Sally – ezzel, a könyvelésből kölcsönvett kifejezéssel érzékelteti, hogy a csütörtöki nap… hát, hogy mondjam? Kuka! Olyan, mintha nem is lenne, nem fogják tudni munkával tölteni. A write-off jelentései: leírás, amortizáció, elengedés, eltörlés. Másik nagyon brit megoldás lenne erre a dead loss (veszteség, kár). Ez elég drámaian hangzik, úgyhogy csak a megfelelő időben használjuk! Amerikában inkább a wash szó fordul elő.
Today, with the systems down, zero regular work can happen. The whole day is a dead loss.
With the all-day training, Thursday is a wash for the monthly report.
Ilyenkor aztán könnyen feltorlódnak a tennivalók (backlog). Az ember elcsúszik az e-mailek megválaszolásával, a számlák jóváhagyásával (invoice approvals), a megrendelések feldolgozásával (processing orders). A backlog nemcsak munka: a backlog felhalmozódott munka, ami arra vár, hogy elvégezzék, sőt, amit már el kellett volna végezni. A backlog rossz dolog – de nagyon jó kifejezés! Lássunk még három verziót arra, hogyan mondhatjuk el azt, hogy tele van a postaládánk (I am behind on my emails.):
I am buried in emails.
My inbox is overflowing.
I’m playing catch-up with my inbox.
A sok nehézség ellenére, mégis van valami, amit Sally és Ben izgatottan várhatnak (something to look forward to) a héten: a pénteki csapatépítő vacsora (team building dinner). Mivel ezt már hónapokkal ezelőtt leszervezték nekik, ez már egy fix event a naptárukban (a fixed event in their calendar; a locked-in event). Angolul is létezik a kőbe vésett kifejezés: set in stone.
The team building dinner is now set in stone for Friday: the restaurant is booked.
Ha szeretnél még több idő-menedzsmenttel kapcsolatos kifejezést megismerni, akkor figyelmedbe ajánlom ezt a videót, de a szótárazást meghagyom neked (a képi világ úgysem fog sokáig lekötni).
[1] Akinek nem, az olvassa el inkább ezt, ezt vagy ezt a cikkünket, bár a lazább órarend szervezéséhez is jó szókincset rejt ez a mostani írás.
[2] Nehezebb volt azzal megbarátkozni, hogy ezt is lerövidítették, és TKD-ként emlegették.