Tegye fel a kezét, akinek nincsen sok dolga! Az ő figyelmükbe ajánlom ezt a remek gyűjteményt angoltanulással kapcsolatos blogcikkekből, klikkeljétek végig az összes hivatkozást! (It’s gonna be so much fun! And also, very educative…) A többiek minden bizonnyal már sokféle módon próbálták menedzselni a napjaikat (to manage their days): talán a legelterjedtebb módszer a tennivalók listázása. Ma már számtalan app és felület áll a rendelkezésünkre, a szakmai és privát életünk lebonyolítását megkönnyítendő – ezekkel egy másik cikkben fogunk foglalkozni hamarosan. Most nézzünk meg pár alapelvet, amelyektől egy mezei, papír-alapú tennivaló lista is hatékonyabbá válhat – láttam már olyat, aki hallott olyanról, aki még ilyet használ, és különben is, milyen szépek!

Én személy szerint nagyon szeretem a tennivaló listákat, és igen, a papír alapúakat. Mielőtt elkezdenétek záptojásokkal dobálni, amiért ennyire régimódi (old-fashioned) vagyok, egyetlen érvet engedjetek meg nekem: egyszerűen nem akarom ezt a feladatot is a telefonomon végezni. Mégpedig azért nem, mert a telefon tele van figyelemelterelő dolgokkal (distracting features), félek a fókuszvesztéstől (meg amúgy is túl sokat nyomkodom a telefont). Úgyhogy amíg még megengedhetem magamnak – vagyis, amíg itthonról dolgozom; amíg nem kell másokkal megosztanom a listámat; és amíg tartható ez az ódivatú szokás ebben a pörgő (fast-paced) világban –, addig én maradok a papírnál. Nincs az a kockába klikkelés, ami egy kézzel odabiggyesztett pipa (tick, check) katarzisával felér!

Így hát, nulladik lépésként hosszasan válogattam az írószerboltban, hogy melyik heti tervezőt (weekly planner) vegyem meg magamnak, és évek óta minden hétfőn kisebb rituálét kerekítek a kitöltéshez[1]. Alig várom, hogy nekiugorhassak a felsorolt tennivalóknak… Mint már említettem, én pipázgatós ember vagyok (I’m a check-person – nagyon informális!); mások zöldre színezik, egy vonallal áthúzzák, vagy olvashatatlanná satírozzák, ami elkészült (that has been completed). Minél több a végrehajtott elem a listán, annál jobban ragyog a szemünk a sikerélménytől (sense of accomplishment/achievement). Kivéve, ha az ember végignéz az elkészült művén és elborzad a látványtól. Ha már a lista készítésében is elfáradtál, az nagyon lelombozó (mood-killer) – jártál már úgy, hogy a sarokba vágtad az egészet és inkább sütöttél egy muffint[2]? (Még én se, sose. 😉 )

A listázás nem csak játék és mese, hanem bizony hamar elsődleges frusztrációforrássá (primary/main source of frustration) is válhat, ha nem csináljuk jól. Ha a felírt tizenöt dologból csak három készül el; ha ugyanazt a pár nagy-falat feladatot görgetjük magunk előtt napokon, heteken, akár hónapokon át; ha mindig közbejön még valami, könnyen érezhetjük azt, hogy elbuktunk (to feel like a failure). Hogyan érhetjük el azt, hogy a listánk ne döntsön minket rabigába és ne a céljával ellentétes hatást váltson ki (to be counter-productive)? Pár egyszerű döntésen múlik az, hogy a hét végén hogyan állunk fel a munkaasztaltól: feeling productive or unproductive…

A legeslegfontosabb szabály, ami minden hatékonyság-menedzsment törekvés alapvetése: KEEP IT REALISTIC – vagyis reális, kivitelezhető legyen a terv. Ebben nehezítő tényező, hogy a nap még mindig csak 24 órából áll, és néha enni és aludni is kell benne (meg meditálni, bevásárolni, sportolni, porszívózni, egészségeset főzni, légzőgyakorlatokat végezni, nyújtani, fogselymezni, mosni, minőségi időt tölteni másokkal, minőségi időt tölteni magunkkal, könyvet olvasni, macskát simogatni, fát átölelni… de menni fog!), meg az, hogy az ember hajlamos rosszul megbecsülni az egyes feladatokra szánt idejét – bár ezen némi gyakorlással lehet javítani. Hurrá! (Wahey!)

Becslésünkre és a kivitelezésre irtózatosan erős hatással vannak a munkánkat megzavaró tényezők (interruptions). Sok vállalatnál elvárt attitűd, hogy a munkavállaló egyszerre több feladattal foglalkozzon (to juggle several tasks): húztam már én is úgy riportot, hogy közben betelefonált az egyik saleses valami fontos üggyel kapcsolatban. Nem ideális, de ez van. A megszakításokkal az a legnagyobb baj, hogy az ember azonnal eldobja az előző feladatot, és az agya rögtön átvált valami másra és aztán nagyon nehéz visszatalálni az eredeti tevékenységhez. Ebben a cikkben Paula Rizzo, a Listful Living című könyv szerzője azt javasolja, amikor félbeszakítanak minket egy tevékenység közben, álljunk meg egy pillanatra (kérjük a telefonáló türelmét egy kicsit), és írjuk fel pontosan, hogy hol tartottunk, mit csináltunk éppen. Ha megengedjük magunknak ezt a kis fókuszált intermezzót, amikor végeztünk a váratlan helyzet kezelésével, sokkal könnyebben fogunk visszatérni az eredeti tevékenységünkhöz, és könnyebben elkerülnek minket más, figyelemelterelő kísértések is (kávészünet, közösségi média, stb.). Azt írja, ezt is gyakorolni kell eleinte, hiszen ez is egyfajta határszabás a másik féllel szemben, és az nem mindenkinek megy jól; de ezt a pár percet a legtürelmetlenebb ügyfél is ki fogja tudni várni.

Sokan beleesnek abba a hibába, hogy egy nagy tennivaló-listába zsúfolják bele a munkával és a magánélettel kapcsolatos teendőket egyaránt. Könnyen belátható, hogy miért nem jó ez: a to-do list célja, hogy csökkentse szegény, amúgy is túlstimulált agyunk terheit. „Fent van a listán, tehát nem kell észben tartanom (I don’t have to keep it in mind)” – szoktam mondani. Viszont, ha a lista nem rendezett, nem lesz elég hatékony: a határidős prezentáció elkészítése a gyerek farsangi jelmezének beszerzése és a nagybevásárlás tételek között könnyen erejét veszti, pedig elég fontosnak tűnik. Legyen külön lista a szakmai életünkben és egy másik a magánéletben fontos elemek számára. Kettőőő??? De hát egy lista is sok! – vethetné bárki közbe, de nyugi. Igazából ez így is csak egy, csak fókusz szerint kettéosztva. Így már jobban hangzik? A papírra ugyanúgy ki fog férni…!

Mit csináljunk a hosszú ideje minket kísértő (haunting), elkészülni sehogyan sem akaró feladatokkal? Először is, vizsgáljuk meg a dolgot: elég specifikus-e. Könnyen előfordulhat, hogy túl nagy feladatot írtunk fel magunknak; olyat, ami ugyanakkor könnyedén lebontható több kisebb lépésre (you can break it down into smaller steps). Sokszor azért sem kezdünk bele az ilyen nagy falatokba, mert tudjuk, hogy úgysem fog sikerülni befejezni, elmarad a végén a pipa, mi pedig „hiába” dolgoztunk kőkeményen két-három-négy órán át. Például ne az szerepelejen a listán, hogy „közösségi média”, hanem mondjuk: „vázlatot írni a következő videóhoz”; „felvett anyagot tízpercesre megvágni”; „FB hirdetést feladni”; „TikTok videót összedobni”. Máris megfoghatóbb a dolog. Ha ezt így kevésnek érezzük, felírhatunk több lépést is a projekttel kapcsolatban – hátha jön az ihlet és jól fogunk haladni. A másik tipp ezekhez a feladatokhoz, hogy iktassunk be eléjük egy-két „ugródeszkát” (ezt ebben a videóban launch task-ként emlegetik). Ha valami olyan feladat előtt állunk (toporgunk), amihez nehezen találjuk a motivációt, iktassunk be pár egyszerű rávezető feladatot. Például, egy kellemetlen email megírása előtt a következők jöhetnek szóba: 1 – Géphez ülni; 2 – Megnyitni a levelező programot és kikeresni azt a reklamációt. Talán bután hangzik (it sounds silly), de remekül működik. Néha csak az hiányzik, hogy valami irányba állítson minket, és megadja a kellő löketet (to give momentum) a kezdéshez, és a launch task pont ezt teszi.

Ugyanez a videó különbséget tesz a gyorsan, maximum húsz perc alatt elvégezhető feladatok (quick ticks) és a nagyobb feladatok között (projects). Ez szerintem egy nagyon fontos csoportosítás, mert az ember hajlamos lehet a quick ticksekkel telepakolni a napját, és azokat elvégezni, ahelyett, hogy a nagyobb, fontosabb dolgokkal haladna (to make progress), és így hiába lesz sok-sok kis pipa a nap végén a listán, ha a legnyomasztóbb elemekhez még mindig hozzá sem nyúltunk. Ide kapcsolódó alapszabály, hogy azokat a feladatokat, amelyek megoldása nem vesz KÉT PERCNÉL több időt igénybe, nem írjuk fel a listára (kivéve persze az „ugródeszkákat”). Egy ilyen kétperces teendő esetén ez nem olyan vészes különben, de ha van ilyenből tíz, elmegy az idő a listázásra, ahelyett, hogy a dolgunkat végeznénk. Abban az esetben szoktam magamnak engedményt tenni, ha egy gyors telefonhívás hosszabbra nyúlik a tervezettnél (közművek, khm…): ha nem volt felírva, és mégis sok időt igényelt, utólag felírom magamnak, és gyorsan ki is pipálom. Csalás (cheating)? Maybe… Nekem ennyi belefér.

Hogy ne essünk a fent leírt hibába, meg kell tanulnunk priorizálni. Tanya Dalton hatékonyságszakértő ebben a videóban magyarázza el nekünk röviden az Eisenhower mátrix működését. A lényeg, hogy a feladatainkat csoportosítani kell aszerint, hogy mennyire fontosak és mennyire sürgősek, majd ez alapján elindulni a megvalósítás útján. Előre kell venni azt, ami fontos is, és sürgős is (Do it/Escalate), majd folytatni a sort azzal, ami nem sürgős ugyan, de fontos (Schedule it/Cultivate), végül rátérni a nem fontos de sürgős elemekre (Delegate it/Accomodate), melyeket lehetőség szerint akár le is delegálhatunk valaki másnak – Tanya szerint az inboxod 90%-a ilyenekkel van épp tele, és valószínűleg igaza van. (Tanya Dalton eddig megjelent könyvei a hatékonyság témakörrében amúgy igen érdekesnek tűnnek!)

Ha valaki úgy érzi, az ő tennivalói nem érdemelnek ennyi gondolkodást, mint anno az USA 34. elnökének a feladatai, egyszerűsítheti ezt a lépést. A listázott tételeken végignézve tedd fel magadnak azt a kérdést, hogy melyik az a HÁROM elem, amelyek elkészülésével igazán hatékonynak éreznéd magad a munkanap végén. Ez nem azt jelenti, hogy csak azt a hármat kell megcsinálnod, csak azt, hogy azt a hármat mindenképp. Jó eséllyel a fenti do it kategória elemei fognak bekerülni így a merítésbe. Az a baj ezzel a módszerrel, hogy az amúgy is könnyen szabotálható schedule it elemek így könnyen elsikkadnak, szóval okosan kell használni. Ajánlott olvasmány még a témában Brian Tracy Eat That Frog című könyve (magyarul Amit ma megtehetsz címmel jelent meg).

Bosszantó jellemzője még a tennivaló listáknak, hogy hajlamosak folyamatosan növekedni. Ahány hatékonyság szakértő, annyi megoldás van erre. Egyesek azt javasolják, legyen egy „do tomorrow” listád (vagy „do next week”), és a menetközben felmerülő (nem sürgős) dolgok menjenek arra, miközben az aktuális lista maradjon zárt, mintegy bebetonozott terv, amit mindenképp végig kell járni ahhoz, hogy aztán újabb listát készíthessünk. Mások azt mondják, hogy a kurrens listát átírni, átszerkeszteni igenis ér, hiszen sok minden változhat, amihez igazítanunk kell a dolgainkat. Egy dologban azonban mindenki egyetért: ha megírtad a listát, kezdj is neki! Ha túl sokat áll anélkül, hogy fókuszt kapna, minden motivációs varázserejét elveszti, ráadásul egy idő után irrelevánssá is válik.

A sokadik to-do listás videóban jött szembe az a tipp, ami végül a kedvencemmé vált, valószínűleg a nyelvi vonatkozása miatt. Tiago azt állítja, a listánkon használt szókincs is befolyásolja, hogy végül elkészülünk-e a feladatainkkal, vagy sem. Javasolja az aktivitást sugalló igék használatát (egy magyar listán inkább főnévi igenevek lesznek szerintem… vagy van, aki E/2 felszólító módban írja a listáját? Az is ad egy egyedi hangulatot az… az egész napnak, az is biztos!). Mindenesetre, a cselekvést kifejező szó legyen pontos, és valóban tettre ösztönző. Az „utánanézni a neten annak, hogy…” helyett sokkal határozottabb és célravezetőbb a „megtalálni az interneten azt, hogy”, vagy a „kikeresni a netről…”. Az „átgondolni” helyett szerencsésebb megfogalmazás a „megtervezni”, vagy „vázlatot írni”. Olyan szavakat, kifejezéseket használjunk, amelyek valóban közelebb visznek minket a vágyott eredményeinkhez.

Ugyanitt Tiago azt is mondja, hogy a feladataidat feloszthatod aszerint is, hogy mennyi energiát igényelnek, és ezt összefésülheted a saját bioritmusoddal. Ha például tudod magadról, hogy a reggeli/délelőtti órákban vagy tele energiával, akkor a nagy erőfeszítéseket igénylő feladatokat abban az idősávban kell elvégezni. És milyen igaza van.

Ha eddig nem klikkeltél rá egyik hivatkozásra sem, akkor egyrészt ejnye-bejnye, másrészt ezt az utolsót ne hagyd ki! Igaz, ez nem egy klasszikus irodai miliőt mutat be, de a bemutatott technikák nagyon is jól használhatóak mások számára is. Kallie, That Practical Mom, az egész napot időblokkokra osztja be, amit én egyrészt bámulatosnak (marvellous, astonishing, amazing) tartok, másrészt el sem tudom képzelni, hogy ennyi időt fordítsak tervezésre (pedig lehet, hogy kéne 😉 ). Nem is emiatt válogattam be ezt a videót, hanem a hölgy elképesztően választékos szóhasználata és gyönyörűen érthető akcentusa miatt (egyenesen Connecticutból). Kallie is a papír alapú tervezésre esküszik, mert szereti látni papírra vetve a teendőit (to see them laid out on paper), így kerüli el azt, hogy bármi is elsikkadjon (nothing falls through the cracks). A hónap elején, még elseje előtt tart egy tervező napot. Ilyenkor mindent leír (to jot down) egy nagy füzetbe, csak hogy kiürítse az agyából a sok teendőt (ez a doksija lesz a „brain dump”), így könnyebben birkózik meg azzal az érzéssel, hogy elárasztják a feladatai (to tackle that feeling of overwhelm…). Saját bevallása szerint nem szeret tétlenül ücsörögni (így mondja: I’m the kind of person who likes having busy hands… I get antsy from just sitting around…), így aztán fontos volt számára, hogy az új élethelyzetéhez illeszthetően (anyuka lett; to fit your lifestyle) is elő tudja készíteni a dolgokat úgy, hogy sikerre tudja vinni őket (to set yourself up for success). Elhangzik még a to cherry pick, a downtime, a to lower your standards és a to kick sth in the butt kifejezés is, hogy csak a legjobbakat említsem… Tényleg remek néznivaló az eredeti, választékos nyelvhasználat kedvelőinek.

Na. Neked viszont rengeteg dolgod van, lejárt az az idő, amit blogposztok olvasgatására szántál, és legalább két pipával kevesebb van a mai listádon, mint az ideális állapot… Ezért most nem merülünk már bele a tennivalóinkat még okosabban menedzselő appok világába – a cikk elején megígértem: legközelebb. Mindenképpen hasznos lehet egy ilyen alkalmazás, főleg, ha összeköthető minden más időbeosztó rendszerrel és az e-mailekkel. Úgyhogy két hét múlva körülnézünk a legnépszerűbb to-do appok között: Todoist, TickTick, Microsoft To Do, ClickUp… – vajon melyik mivel szeretne megnyerni magának Téged?

[1] Jó, bevallom, most a kisbaba mellett ez is szünetel. De ott ül a tömb az íróasztalom szélén és hívogat már! Én pedig készülök az újrakezdésre… 😊
[2] Vigyázz, farenheitben mondja a sütési fokot!