Ha a pár héttel ezelőtt érdeklődve olvastad a munka csendes hőseiről (quiet achievers) szóló cikkünket, netán még rá is ismertél egy kedves kollégára, vagy magadra, akkor most itt a folytatás, amiben kicsit azt járjuk körül, hogyan kukkantson ki az ambíciózus, de visszahúzódó munkaerő a saját kis buborékjából (his/her own bubble) és kezdjen komfortosabban mozogni, nos, az emberek között.

Hatalmas mentális lépés (mental step), amikor belátja az ember, hogy nagyobb hangsúlyt kell helyeznie a kapcsolatok építésére és ápolására, és eldönti, hogy ezen túl így is tesz. Komoly fókusz és energia kell hozzá, hiszen a munkaasztalon mindig ott hever a következő (nyolc) feladat, amivel foglalkozni lehetne, amelyek által ismét bizonyítani lehetne: te vagy a legszorgalmasabb dolgozó. De most már tudod, hogy egyrészt valóban te vagy az, másrészt meg azon feladatok elvégzése már nem fog hozzájárulni a karriered további építéséhez (it will not contribute to building your career). Legalábbis akkor nem, ha azt az emberi kapcsolatok ápolásának rovására végzed el.

Megint Linda Rayniert fogjuk segítségül hívni, akinek a könyvében több hasznos tanácsot is kaphatunk ehhez az „új életünkhöz”. Ezek közül az egyik a CLEAR framework, ami abban segít, hogy gondolataidat tisztábban, mások által könnyen érthetően és megfelelően időzítve fejezd ki. A CLEAR nyilván rövidítés, lássuk, milyen alapelvek rejlenek a betűk mögött!

C – Consider your audience! Vagyis vedd figyelembe, hogy kikhez beszélsz!

Nem mindegy, hogy egy olyan meetingen ülsz, ahol a legfelsőbb vezetők (senior leaders) találkoznak valamilyen projekt, vagy vállalati döntések kapcsán, vagy egy kezdő szintű (entry level) dolgozók által dominált meetingen. Ha fontos dolgokról szeretnél beszélni, tudnod kell, hogy kikkel ülsz egy asztalnál: a nevüket, pozíciójukat, és azt is, hogyan kapcsolódnak ők az adott témához – mik a céljaik, a motivációik, mik lehetnek a kétségeik, aggodalmaik (their doubts and worries); és te hogyan tudsz megszólalni ezekről.

L – Level your inner state! Szabad fordításban: nyugodj meg!

Vagy talán inkább: érkezz meg! Mert a belső nyugalomnál ez sokkal többet jelent. Arról szól, hogy meg kell érkezned mentálisan is abba a (szokatlan?) szituációba, hogy most éppen te vagy a szakértő (you are the expert). Azért kérdeznek téged, mert erről az ügyről te rendelkezel a legtöbb információval, hozzászólásaid, meglátásaid igenis értéket képviselnek (to represent value) a hallgatóság számára. Ez egy nagyon fontos hozzáállásbeli átkapcsolás (mindset shift), hiszen sokaknak szemben áll egy belső paranccsal, ami azt mondja: csak csendben, halkan, visszafogottan! Ne tűnj ki, ne legyél különleges! De ha egyszer az vagy? És most még szükség is van arra, hogy megmutasd. Szóval, csak előre!

E – Equip your message! Szereld fel az üzenetedet!

Hogy mi? Hát, strukturáld, rendszerezd! Tedd mások számára is átláthatóvá, könnyen befogadhatóvá. Ez ott kezdődik, hogy tudd pontosan, mi az, amit el szeretnél mondani. Mi az, ami fontos, mi az, ami idő függvényében esetleg kihagyható, milyen logikai folyamat végén jutottál az adott konklúzióra. Hiszen a te mentális folyamatod nem feltétlenül egyezik másokéval, attól, hogy neked A jött ki, másnak kijöhetett B vagy C. Alá kell támasztani a teóriádat, de mégsem túlmagyarázni (to overexplain). Nehéz belőni az arany középutat, de mindenképp megéri belefektetni az energiát, mert az érvelés kihagyása, vagy rossz felépítése az egész mondanivalónkat leöntheti a lefolyón.

A – Activate in the moment! Lépj akcióba a (megfelelő) pillanatban!

Az időzítés sokszor kulcsfontosságú. Ezt könnyen el lehet rontani, ha az ember a megbeszélés alatt folyton azon agyal, hogy majd hogyan fogja elmondani, amit szeretne (ezért kell előre felkészülni belőle jól, ld. az előző pontot!), meg azon rágódik, hogy jajj, kik is ülnek most itt (ld. első pontot!). Ha minden tekintetben felkészülten érkezel, akkor megteremted a feltételeit annak, hogy a megbeszélésen végig aktívan tudj figyelni (to  listen actively), és jelen lenni. Akkor is, ha az a főnök általad már milliószor látott prezentációja, akkor is, ha valaki valami teljesen irreleváns dologról hablatyol jó ideje (to ramble on), akkor is, ha éppen valaki butaságot kérdez és „csak addig kikapcsolok, amíg erre valaki válaszol ennek a majomnak”. Ha aktívan figyeled a beszélgetés, tárgyalás folyását, és figyelmesen követed azt, egyrészt jobban tudod dekódolni a metakommunikációs üzeneteket, másrészt fel fogod ismerni, melyek azok a pillanatok, amikor tökéletes időzítéssel (perfect timing) tudsz hozzászólni a témához. És persze nagyon fontos, hogy amikor eljön a pillanat, akkor valóban „aktiválódni” kell, vagyis akcióba lépni. Az „Á, majd a végén még hozzáteszem” hozzáállásból egyrészt messziről süt a saját belső bizonytalanságod, másrészt lehet, hogy a végére már senki sem fog a kontextusra emlékezni, még akár te sem.

R – Reinforce with follow-up! A follow-up ereje

Linda itt arra gondol, hogy már a meeting végén is hangozzanak el újra a releváns ötleteid, méghozzá a teljes kép (big picture) vonatkozásában. Hívd fel a figyelmet arra, hogy gondolataid miért fontosak a hallgatóság számára, és a találkozó után e-mailben ejtsd meg a follow-upot. Törekedj arra, hogy még ott megbeszéljétek, mi lesz a következő lépés, és annak függvényében lehet majd haladni, a megállapodásokra hivatkozni.

Véleményem szerint ezek szuper kapaszkodót adhatnak, ha valaki valóban komolyan gondolja a karrierépítést, belső habitusából adódóan mégis nehezebben megy neki az önérvényesítés és a kapcsolódás másokkal. Linda még tovább megy, és remek ötleteket ad arra, hogy konkrét helyzetekben milyen kifejezések használatát kerüljük el, és mit mondjunk helyettük. Párat összeszedtünk nektek.

Ötletek, vélemények bevezetésére például tiltólistás az I think és az I feel. Ezekből árad a kétség, azt sugallják: te magad sem vagy biztos abban, amit gondolsz vagy érzel. Sokkal határozottabbnak, talpraesettebbnek, aktívabbnak tűnik az I recommend.

„I feel we should allocate more funds to sofware development.” Ez kicsit úgy hangzik, mintha csak lenne egy ilyen benyomásod, de hiányzik mögüle a meggyőződés. Ezzel szemben az „I recommend we allocate more funds to sotware development” mondat azt sugallja: átgondoltad, mérlegeltél, nem a semmibe beszélsz mindenféle kósza ötletek hatására.

Hasonló páros az I feel és az I am observing. Amikor összefoglalod a történéseket, az „I feel this is what’s happening” bevezető kicsit olyan, mintha azt mondanád: most épp úgy érzem (érzékelem), hogy ez meg ez megy végbe, de igazából bal lábbal keltem, a kávémat is csak félig ittam meg, meg a hajamat se tudtam úgy belőni, ahogy tegnap egy reklámújságban kinéztem magamnak, szóval, ha holnap beszélnénk erről, lehet, hogy máshogy ÉREZNÉM. Ezzel szemben az „I’m observing this is what’s happening” mondatod azt sugározza: végig jelen voltam eddig, hallgattalak titeket és mostanra azt a megfigyelést tettem, hogy/azt szűröm le, hogy…. Egy sokkal proaktívabb hozzáállást (a more proactive attitude) tükröz.

A konfliktusokat sem mindegy, hogy hogyan vállaljuk fel. Ha valamiről úgy gondoljuk, nem megvalósítható, ahelyett, hogy a „That’s not going to work” egyszerű, egyértelmű és atom határozott verziót dobnánk be, érdemesebb szofisztikáltabban fogalmazni: „I see a risk with that approach”. Szerintem ez egy kockázatos hozzáállás (lépés), mondhatod, majd azonnal rá tudsz térni az általad sasszemmel kiszúrt kockázat taglalására. Nem értesz egyet valakivel? „You are wrong!” – rohanhatnád le, ha az illetővel együtt a saját karrierépítésedet is agyon akarod csapni mindössze három rövid szóval. Az „I see this a little differently” sokkal elegánsabb, ráadásul meghagyjuk vele a pakliban annak a lehetőségét, hogy esetleg mégis mi magunk tévedtünk. További ötlet másokkal való ellentmondás esetére egy sima „No” helyett az „I am not aligned with that, but here is what I recommend…” Ezzel határozottan kifejeztük, hogy mi az álláspontunk, de jobban tükrözi, hogy figyeltem arra, amit a másik mondott és azok függvényében javaslom most a következőket. Nyugodt, tiszteletteljes és magabiztos mondatok ezek – és vezetőként ezek a tulajdonságok elengedhetetlenek.

A meetingeken kívül pedig a small talk ösvényein kellene okosan navigálni. Ettől sokan megint csak megriadnak, pedig ez sem annyira nehéz, mint amilyennek elsőre hangzik. (Az, hogy néha kiégeti az agyunkat a sok sületlenség, amit hallani fogunk, persze benne van a pakliban, de az emberek nagyon szeretik, ha valaki meghallgatja őket.) Szerintem az egyik legjobb small talk tipp az, hogy tanulj meg jó kérdéseket feltenni. Ne olyanokat, amikre igennel/nemmel lehet válaszolni (Did you have a good weekend?), hanem olyanokat, amikre hosszabb válasz érkezhet. Én ebben nem vagyok nagyon jó, viszont van erre is egy jolly joker kártyám: „Tell me more!” Bármilyen téma kapcsán bevethető: szombaton majdnem felgyújtottuk a házat grillezés (BBQ) közben; bekavart a hétvégi programba a nagymama váratlan látogatása; elegem van abból, hogy a gyerek mindig kinövi a cipőjét; lerobbant a kocsi; kikapott a focicsapat; eperlekvárt főztünk; hajókiránduláson voltunk… Azért ne felejts el figyelni a válaszra, hátha mondanak valami érdekeset is közben!

A CLEAR módszert Linda ebben a videóban magyarázza el és további hasznos tippeket is ad munkahelyi kommunikációhoz.

Hát hajrá, kedves quiet achiever, a végtelenbe, és tovább! You’ve got this!