Közeledik a nyár, és a legmelegebb évszakkal együtt az a periódus is, amikor irodai tevékenységünk során – remélhetőleg többször is – jeleznünk kell a nekünk emailt íróknak: nem vagyunk elérhetőek. Mitől lesz egy out-of-office (OOO) message tökéletes? Hogyan írjuk meg ezt a pár sort, amiről soha nem tudhatjuk előre, kihez fog kerülni? Mi legyen benne? Mit hagyjunk ki? Ezeket a kérdéseket fogjuk ma körbejárni.
Nyaralások, betegségek, vagy bármilyen más okból előálló rövidebb-hosszabb távollétek idejére sem kell, hogy leálljon az üzleti élet – sőt! Manapság már minden cég arra törekszik, hogy egy-egy munkatárs hiányzása ne okozzon fennakadást. A munkahelyi etikett (és sokszor a vállalati előírás is) megkívánja, hogy távollétünkről tájékoztassuk a velünk érintkezőket, és útba igazítsuk a minket megkeresőket: kihez fordulhatnak helyettünk. Senki nem akarja, hogy rossz néven vegyék, ha nem válaszol, és ezek az automatikus üzenetek pont erre vannak kitalálva.
Mikor állítsunk be OOO üzeneteket?
Szabadság, betegség esetén mindenképp, akár egyetlen napról, akár több hétről van szó. Egyes honlapok azt javasolják, hogy minden olyan esetben, amikor nem fogunk tudni a szokásos munkaidő keretein belül válaszolni (during regular business hours). Ugyanakkor én azt mondanám, hogy ez is helyzetfüggő: milyen az ember munkája, és mennyire sürgősek az üzenetek, amiket küldenek neki. Amennyiben például van egy jól kommunikált, 24 vagy 48 órás átfutási idő, és mi délután a gyerek zeneiskolai vizsgájára megyünk, akkor teljesen felesleges beállítani bármit – már ha a kiesés ellenére is fogjuk tudni tartani a szokásos turnaround time-ot.
Részmunkaidő esetén szerintem abszolút felesleges OOO-t állítani minden délutánra (vagy délelőttre… minden nem-dolgozott órára, bármikor is legyenek azok). Sokkal elegánsabb ezt a szokásos aláírásunkban jelezni:
Kind regards,
Anna Kállai
EFL Specialist
Please note that I only work part-time. You can reach me between 8:00 am and 11:30 am Monday to Friday, CET
*ide alulra még jöhetnek a cégadatok, sokszor az irodai template megkívánja*
A részmunkaidősök közül azok, akik a hét egy-egy napján nem dolgoznak, szintén jelezhetik ezt az aláírásukban (Please note that I only work part-time. I am out of office on Thursdays. Vagy: You cannot reach me on Thursdays.), ugyanakkor az adott napra jól jöhet egy OOO reminderként a többiek részére. Én például két évig minden csütörtökön el tudtam kezdeni a munkámat reggel 8:00-kor úgy, hogy közben azt vártam, hogy az egyik kollegina becsatlakozzon majd 9:00-kor… Általában fél 11 környékén esett le, hogy csütörtök van és ő azon a napon nem dolgozik. (Minden mással képben voltam, eskü!)
Ha nem vagyunk biztosak abban, hogy be kellene-e állítanunk egy out-of-office üzenetet, két dolgot tehetünk: 1 – megkérdezzük a főnökünket (ez az egyszerűbb megoldás); 2 – elgondolkozunk magunk. Ez utóbbi folyamán a következő kérdésekre kell keresnünk a választ: mi történik, ha valaki küld nekem egy emailt és én nem válaszolok? Az ügyek, melyekkel meg szoktak keresni, kibírják-e, hogy csak a visszatértem után foglalkozzak majd velük? Ha nem, akkor bizony kelleni fog az automatikusan küldött válasz.
Milyen legyen az OOO?
Egy out-of-office message-et nem kell nagyon cizellálni. Három alapvető információt szokás beleírni, de őszintén szólva, szerintem kettő is elég. Ez a három a DÁTUMOK, az INDOK és hogy helyettünk KIHEZ FORDULJON az üzenet küldője. Itt pironkodva bevallhatom, hogy a burnout szélén arra is volt példa, hogy én ezek közül csak egyet tüntettem fel. Mentségemre legyen szólva, a leghasznosabb tudnivalót tettem bele. Így szólt: „Dear Sender, I am out of office, please email másvalaki@cégneve.com.” (Nyilván egy hasznos, valós emailcímmel benne.) Alapvetően, működött.
Ha ennél professzionálisabb megoldásra törekszünk, akkor viszont írjuk bele a fent említett dolgokat. Egyrészt, a dátumok megadásával lehetőséget nyújtunk a minket kereső személy számára, hogy eldöntse: kivárja-e a visszatérésünket, vagy inkább az általunk javasolt alternatív utat választja. Az indok megadása szintén ennek a döntésnek a meghozatalát segítheti elő. A briteknél gyakran szerepel OOO-kban, hogy „I am on annual leave”, ami azt jelenti, szabadságon vannak (csak nagyon hülyén hivatkoznak rá – konkrétan brit kolléga is értetlenkedett már ezzel kapcsolatban, hogy persze, az ember szabadságát egy évre számolják ki, de amikor épp szabin van, akkor nem az egész évre szóló összes szabadnapját veszi ki – általában legalábbis – és ő se értette, hogy akkor miért így emlegetik ezt… de így emlegetik.). Visszakanyarodván: ha az ember ezt olvassa, hogy a keresett fél szabin van, de két nap múlva visszatér, dönthet úgy, hogy azt akkor még megvárja. Ugyanakkor, ha a távollét oka betegség (I am on sickleave), az OOO olvasója esetleg bizonytalanabbnak érzékelheti a visszatérés megadott időpontját annak ellenére is, hogy oda van írva, és inkább más úton indul el.
Egy honlapon azt olvastam, hogy azért kell megadni a távollét okát, hogy kielégítsük a másik kíváncsiságát és ne kezdjen el spekulálni, vajon milyen okból nem dolgozunk éppen. Szerintem, aki spekulálni kezd, az nőjön fel. Ha köze van hozzá, úgyis az orrára fogjuk kötni a miértet, ha meg nem, akkor nehogy már én érezzem rosszul magam, hogy nem árulom el. „It’s none of your business” – mondanánk, ha nem épp irodai környezetben lennénk, ugye. De mivel ott vagyunk, az esetleges faggatózást inkább ezen mondatok valamelyikével állítsuk le: „I’m afraid this does not concern you; Apologies, but I am not sharing any details on this; Sorry, I prefer not to say.”
Egy kedves bevezető mindenképp pozitívum, nyugodtan kezdhetünk egy „Thank you for contacting our company/me” vagy „Thank you for emailing me” nyitómondattal, és zárásképp is betehetünk valami figyelmes fordulatot: „Talk to you soon”, „Let’s talk soon”, „Looking forward to connecting upon my return”, de ezek csupán választható lehetőségek.
Mit NE írjunk bele egy OOO-ba?
Először is, ne felejtsük, ez egy olyan üzenet, amit nem csak a saját kollégáink fognak olvasni, hanem potenciálisan más cégek alkalmazottjai is, esetleg potenciális új ügyfelek. A nyaralás ugyan előcsalogathatja az emberből a kisördögöt, de álljunk ellen a sirályos mémeknek és tengerpartos gifeknek, ha nem szeretnénk rossz első benyomást tenni valakire olyankor, amikor ráadásul épp nem is dolgozunk.
Valamint, a nyaralás legyen nyaralás: ne nyomasszuk magunkat olyan fordulatokkal az OOO-nkban, hogy „I’ll respond as soon as I get back”. Mire visszatérünk 273 olvasatlan email lesz a postaládánkban, nem fogunk tudni mindegyikre még aznap válaszolni. A minket helyettesítő (back-up) kollégától se várjuk el, hogy azonnal reagáljon a tőlünk átirányított megkeresésekre, még akkor se, ha úgy gondoljuk, semmi más dolga nem lesz azokban a napokban. Tehát ne írjuk bele, hogy „My colleague Ben will help you right away”. Itt emelném ki azt az alapvetést is, hogy csak olyan ember email címét adjuk meg ilyen esetekre, aki tudja, hogy az adott időszakban minket (is) helyettesít. Ideális esetben még briefeltünk is arról, hogy mikor mit kell tennie, de hát a valóság azért sok esetben nem ideális.
Ennek fényében most lássunk három példát. Milyen a jó OOO? A variálódó adatok helyét kapcsos zárójellel jeleztük és angolul írtuk bele, hogy mivel kell kitölteni, de ezeket A1-2-es tanulóink is érteni fogják (sőt, a behelyettesítés is menni fog!).
Hello,
Thank you for your email. I am currently out of the office starting from [start date] to [end date]. If your matter is urgent, please contact [colleague’s name] at [contact information]. Once back, I will respond to emails in the order they were received.
Best,
[Your name]
Thank you for reaching out to me.
I am out of the office and will not return until [date]. If you require immediate assistance, please contact [colleague’s name] at [contact information]. Otherwise, I will respond to your email upon my return.
Thanks for your patience,
[Your name]
Dear Sender,
I am currently out of office until the [9th July] (included) with limited access to my emails. For Master Data related inquiries please email [colleague’s name (their email address)]. For any other issues please reach out to [colleague’s name (their email address)].
Have a nice day!
[Your name]
A legtöbb levelező rendszer lehetővé teszi azt, hogy különböző üzenettel válaszoljunk a belsős emailekre és a kintről érkező megkeresésekre. Ez olyankor lehet nagyon hasznos, ha például van egy honlapunk, blogunk vagy bármilyen online tartalmunk, aminek a böngészését amúgy is ajánlanánk az érdeklődőnek. Potenciális ügyfeleinknek hasznos időtöltést ajánlhatunk egy jól megfogalmazott OOO-val. Például így:
Dear Sender,
I’m currently out of the office until [date] with limited access to my emails. If your request is urgent, please contact [colleague’s name] at [email address and/or phone number].
In the meantime, did you know we have a weekly newsletter? To ensure you don’t miss out on all the interesting [company name] content, sign up for our newsletter here.
I’ll be sure to get back to you upon my return.
Thanks,
[Your name]
Hello,
Thanks for your email. I am out of the office right now and will not return until [date]. Fortunately for you, our online contents are constantly available: we’ve got this fantastic ebook/study/infographic/etc. on [link to the site], which I think you would enjoy.
Talk to you soon!
Regards,
[Your name]
Hello,
Thanks for reaching out. Unfortunately, I’m out of the office until [date] with no access to email. If your question can wait, I’ll be responding to the emails I missed when I return on [day]. If not, contact [colleague’s name] at [their email address] or [phone number] and he/she will take care of you.
In the meantime, to keep up with all the latest happenings at [company name], follow us on Facebook/ Instagram/LinkedIn/Pinterest/etc.
I’ll get back to you as soon as I can.
Kind regards,
[Your name]
Ha pedig konferenciára vagy kiállításra látogatunk, ne hagyjuk ki a helyzetben rejlő netwörking ziccereket. Íme:
Thanks for your email. I’m out of the office between [dates] at the annual [conference/exhibition title]. Will you be there too? I’d love to connect! Our company will be exhibiting at booth ###. Feel free to stop by! We have prepared a very special package deal for our new subscribers at this event.
Follow us on social media for further conversation and a prize draw on the last day.
Looking forward to hearing from you!
Úgy gondolom, nagyjából át is néztük az out-of-office üzenetírás alapjait. Ha elkészítettük az üzi(ke)t, egy fontos dolog maradt hátra: átnézni, esetleges hibák után kutatva. Egyrészt küldjünk rá egy helyesírás ellenőrzőt, másrészt pedig nézzük át a tartalmát is – nagyon béna, ha benne marad egy elírás (typo – tudom, hogy ismeritek ezt a szót, de nekem ez az egyik kedvencem, úgyhogy mindenképp itt hagyom), vagy valami tévedés (error, például azt írjuk, until the 13th June, Wednesday – miközben június 13. idén pont csütörtökre esik). Kész? Well done! Ezt pikk-pakk elsajátítottad profi szinten!
A mindennapi gyakorlatban azonban nem mindenki profi. Meg is lepődött anno az egész iroda (nem csak az, aki kapta, ennek ugyanis hamar híre ment), amikor az egyik nagy múltú brit autógyártó cég alkalmazottjától a következő üzenet jött vissza: „Dear Sender, I’m on annual leave, your message will be deleted.” Azóta se tudom, hogy sikerült-e akkor kontaktálni valakit az adott probléma kapcsán. Épp csak azt nem írták a végére, hogy felőlem aztán fel is fordulhatnál: „For all I care, you could even drop dead. Goodbye!”