Nem titok, hogy a különböző népek különféleképpen kommunikálnak – és most nem a nyelveikre gondolok. Egyszer Spanyolországban kellett kérnem egy kávét egy, turisták által nem annyira látogatott helyen, és a pincér azt mondta, kiszúrta azonnal, hogy külföldiek vagyunk, mert egy spanyol csak bejön és közli, hogy „Un café!”. Én meg ott bíbelődtem a köszönéssel, meg a por favorral[1]. De mindenki látott már távol-keleti embereket meghajolni a tiszteletadásuk jeléül, vagy éppen egy olaszt magyarázni, azzal a tipikus kézmozdulattal.

A nagyvilágra való kitekintés után érkezzünk vissza az angol nyelv uralta irodai környezetünkbe. Hamar szembeötlik, hogy a magyaros lényegre törés, nyílt őszinteség bizony sokszor kontraproduktív lehet – az angolok (britek) egyszerűen nem így kommunikálnak. Sőt, az amerikaiak sem! Az udvariasság mindkét kultúrában elengedhetetlen. Míg a szigetországban az udvariasság sokszor egy erős visszafogottságban, a kifejezések szofisztikáltságában és a sorok közötti üzenetek küldésében (és olvasásában!) nyilvánul meg, addig az USÁ-ban legtöbbször lelkesedésben, dicséretekben fejeződik ki, aminek egyetlen célja van: fenntartani a pozitív fantasztikus (!) légkört, ami a kollaboráció nyomán létrejött. Awesome! Lehet, hogy nem lesz szükség a régimódinak tűnő sablonokra, de hiába kelti az amerikai vállalati világ egy lazább, kötetlenebb atmoszféra érzetét, ha nem elég udvariasan mondunk nemet, túl agresszívnak és negatívnak fognak tartani. Esetleg ránk sütik a legszégyenteljesebb billogot: „not a team-player”.

A magyar hozzáállásban az egyenesség nyilván a kommunikáció hatékonyságát hivatott növelni. Az angolszász üzleti kultúrában viszont a nyers igazság sokkolóan hathat. Ha angolul azt mondod: „This is a bad idea” vagy „I don’t have time for this”, a külföldi kollégák nem az őszinteséget fogják látni benne, hanem a faragatlanságot. Ez pedig a legtöbb helyzetben nem engedhetjük meg magunknak.

Most nézzünk meg ötféle forgatókönyvet arra, hogy a különböző szituációkban hogyan tudod diplomatikusan de határozottan érvényesíteni az akaratodat.

  1. Quickfix, arra az esetre, ha már megtörtént a baj (the damage is done)

Véletlenül kicsúszott a szádon egy mondat, és megfagyott a levegő? Túl nyers voltál? Vagy az amúgy nagyon is udvariasnak szánt megszólalásod valahogy mégsem úgy hatott, ahogy szeretted volna (it doesn’t land the way you intended it)? Hiába pakoltad tele a mondatot would-okkal, egy excuse me ide, egy maybe oda, valahogy mégsem keletkezik az a szép, diplomatikus benyomás, amit elképzeltél az adott megszólaláshoz? Mit lehet ilyenkor tenni?

Az adott pillanatban, amikor a mondat már elhangzott, pár lágyító mondattal igyekezhetünk kozmetikázni a helyzetet. Ilyenek lehetnek a következők:

  • Apologies, I might have been a little too direct.
  • I didn’t mean to be agressive.
  • Sorry, I didn’t mean to sound harsh.
  • Apologies for sounding so bold…
  • Apologies for being so negative.
  • Sorry for not expressing my thoughts in a polite/polished way. What I was trying to say, is…
  • Apologies, I didn’t mean for that to sound so blunt. What I meant to say was… (Elnézést, nem akartam ilyen nyers lenni. Úgy értettem, hogy…)
  • Let me rephrase that, as it came out a bit harsher than intended… (Hadd fogalmazzam meg ezt újra, mert kicsit durvábban hangzott, mint ahogy szerettem volna…)

Kiemelném, hogy a magyar „azt akartam mondani” fordulatot SEMMIKÉPP sem a wanteddal fordítjuk. A helyes megoldás ebben az esetben a „mean” ige: what I meant to say was…[2]. A mean ige másik jelentése, a szándékozni, a fenti példamondatokban is előfordul; ezt is használhatjuk: „I didn’t mean to be aggressive” – nem állt szándékomban agresszívnak lenni.

Hogy aztán a továbbiakban hogyan alakulnak a dolgok, nos, ez sok tényezőn múlik, reméljük (és kívánjuk) a legjobbakat. Ugyanakkor, beláthatjuk, mégis csak az az ideális, ha nem futunk bele egy ennyire nyíltan konfrontatív helyzetbe és udvariasan, mégis határozottan tudjuk képviselni az álláspontunkat, ha valami olyasmi hangzik el, ami nekünk nem tetszik.

  1. „Ezt már nem bírja el a naptáram” – A plusz feladatok visszautasítása

Nem mondhatsz mindig mindenre igent. A nyári szabadságolások idején sokszor előfordul, hogy az épp távollévő kolléga munkáját is el kell végezni. (Felmerül a kérdés, hogy a kedves ügyfelek miért nem nyaralnak, s lehetőleg mind egyszerre, de ez ennek a cikkünknek nem témája.) Szóval, eleve túlterhelt vagy, és akkor érkeznek az extra feladatok. Az ember legszívesebben azonnal rávágná: No, I am too busy., vagy I don’t have time for this. Hát ezzel el is kaszáltad magad. Magyarul is jól hangzik, ha hivatkozik az ember valamire, például a munka minőségi elvégzésére:

  • To maintain the quality of my current projects, I can’t take this on right now. (to take on – elvállalni)
  • I’m currently operating at full capacity, so I won’t be able to give this the attention it deserves. (to operate at full capacity – teljes gőzzel dolgozni, „maximumon pörögni”; to give sth the attention it deserves – a kellő figyelmet fordítani valamire)
  • I’d love to help, but my current pipeline is completely full.
  • My schedule is fully booked this week, but it might be worth checking if [Colleague’s Name] has availability. *Adott kolléga utálni fog ezért, de mit tehetünk? (it might be worth checking – érdemes lenne megnézni)
  • I can’t squeeze this in today, but I could definitely look at it early next week. (to squeeze sth in – beleszuszakolni, begyömöszölni, beszorítani) Proaktív és segítőkész opció, de csak akkor használd, ha valóban meg tudod (és meg is akarod) nézni a dolgot a következő hét elején.
  • I can take this on, but it means the [Project Name] deadline will have to slide. (to slide – csúszni, elcsúszni) Szuper megoldás, hiszen benne van a tenniakarás, de a realitásérzék is. A felettesek pedig szeretik, ha a beosztott is rálát a nagy összefüggésekre (to see the big picture).

És persze a fejedben ettől még lejátszhatod akárhányszor azt a jelenetet a Jóbarátok legelső részéből, amikor Phoebe-t megkérdezik, hogy „Pheebs, you wanna help?” (összeszerelni Ross bútorait) és ő gondolkodás nélkül határt húz: „I wish I could, but I don’t want to”. Parádés!

  1. „Ez a határidő esélytelen” – Csúsztassunk el őket diplomatikusan!

Mikorra kell? Tegnapra. Sokak számára ismerős helyzet ez. „This is impossible” – vágná rá legszívesebben az ember. De inkább tereljük a beszélgetést a realitás talajára. Ismét jó hivatkozási alap lesz az elvégzendő munka minősége. Példáinkban legyen a határidő péntek. Szóval, mit is mondhatunk ahelyett, hogy „We can’t do this by Friday.”?

  • Given our current workload, Friday might be a bit tight. Can we look at a more realistic timeframe? – A jelenlegi leterheltségünk mellett a péntek kicsit szoros lehet. Nézhetünk egy ennél reálisabb időkeretet?
  • I want to ensure the quality is up to standard, so I would need until next Tuesday.
  • To deliver the quality we need, we would require at least two more days.
  • Completing the entire project by Friday is unrealistic, but we can definitely deliver the first draft. (first draft – első vázlat)
  • That deadline is a bit tight unless we can get the necessary data by tomorrow morning. *Amennyiben valóban csak ezen múlik minden, előállhatunk ilyen feltételekkel. Ez is azt mutatja, hogy jól látjuk a folyamatok közötti összefüggéseket és tudunk rendszerben gondolkodni.
  • If we prioritize this deadline, which of my other deliverables should I put on hold? (deliverable – elvégzendő feladat). Tárgyalási helyzetet teremt; remek határszabás!
  1. „Nem értek egyet” – Véleménykülönbség kifejezése sértődés nélkül

A „You are wrong” (Tévedsz) vagy az „I disagree” (Nem értek egyet) sokszor túl frontális támadásnak tűnik. Használj „puhító” kifejezéseket, mielőtt bedobod az ellenérveidet! Segítünk:

  • I have a few reservations about this idea – Fenntartásaim/Kétségeim vannak ezzel az ötlettel kapcsolatban…
  • I see your point, however, looking at the data, I have some reservations… (point ebben az esetben – álláspont, ötlet, érv, perspektíva)
  • I appreciate that angle, but have we considered how this impacts the budget? (angle – nézőpont)
  • I see where you’re coming from, but I’m not sure that approach aligns with our strategy. (where you’re coming from – ahonnan megközelíted a dolgokat; hogy mi alapján mondod ezt; to align with our strategy – egybevág a stratégiánkkal)
  • I’d like to propose an alternative approach, as I see some major roadblocks with this plan. (Szeretnék egy alternatív megoldást javasolni, mivel ennél a tervnél látok néhány komoly akadályt.)

 Sokszor elhangzik még a „thanks for sharing this” + but, de tapasztalatom szerint ez leginkább azt jelenti: bárcsak ne nyitottad volna ki a szád. (Igazi, sorok között olvasós!) Gondoltunk azokra is, akiknek nem probléma teljesen belegázolni mások lelkébe, de azt legalább stílusosan szeretnék megtenni. Nekik ajánljuk ezt a videót, itt[3].

  1. „Szóhoz sem jutok” – Hogyan vágj közbe elegánsan, ha valaki nem áll le?

Nincs idegesítőbb, mint amikor egy kolléga monológba kezd a meetingen, és csak mondja, mondja… Különösen nehéz dolgunk van, ha az illető amúgy se nagyon kíváncsi mások véleményére, de azért levegőt neki is kell vennie néha. Ez lesz a tökéletes pillanat, hogy az adott szituhoz passzoló mondattal végre egy kicsit át tudd venni tőle a szót. Például így:

  • If I could just jump in here for a second…”
  • Sorry to interrupt, but before we move on, I’d love to add one quick point regarding… (to interrupt – közbeszólni, félbeszakítani; to move on – továbblépni)
  • If I could just add something to that before we move to the next point…
  • Sorry to break in/jump in/chime in/to interrupt, but that actually reminds me of an issue we need to address.
  • Mind if I interject for a second? I just want to make sure we stay on track with the agenda. (Mind = „do you mind” rövidítése itt. „Nem bánod, ha közbeszólok? Csak szeretném biztosítani, hogy nem térünk el nagyon a tervezett témáktól.”)

Ha tovább szeretnéd gyarapítani a repertoárodat, akkor nézd meg ezt a szuper videót. Vagy ezt.

[1] legyen szíves, spanyolul

[2] Vö: What do you mean? Mit értesz ez alatt? Mit akarsz mondani?

[3] Disclaimer 1.: Az ellesett kifejezések használatának következményeiért felelősséget nem vállalunk! Disclaimer 2.: Ez egy közösségi média oldalon megjelent videó, ha eltávolítják, sajnos nem lesz elérhető.