Hurrá, minden bájával és nyűgjével együtt végre kitört a csupa nagybetűs NYÁR! Ez a helyettesítések miatt sokakat még jobban elhavaz (HAHAHA, a 34 fokban!), de vannak olyanok is, akiknek valamelyest lazul a tempó a munkával töltött nyolc órában. Az uborkaszezon (silly season[1]) kitöltésének számtalan lehetősége áll már rendelkezésünkre, hála az internetnek. Viszont, ha szeretnéd felkészülten várni a pörgősebb napokat, akkor a születésed asztrológiai képletének elemzése helyett akár össze is dobhatnál egy új, frissebb hangvételű, lendületes bemutatkozó e-mailt a jövendőbeli ügyfeleknek. Benne vagy?

Mitől lesz jó egy ilyen céges bemutatkozó email (business introduction email)? Elvégre is ez egy olyan e-mail, amit úgy kap meg valaki, hogy alapvetően nem kérte; vagyis ez egy hideg e-mail (cold e-mail), a hideg hívások (cold calling) online tesója. Minden üzleti levélre igaz, hogy a hosszúság nagyon fontos. Jobban mondva, a rövidség. Senkinek sincs ideje e-maileket olvasgatni, a túl sok bekezdés könnyen a kukában landol, vagy benne ragad az inboxban (to get stuck in someone’s inbox). Pár sorban kell felkelteni a potenciális ügyfél (prospect, lead) érdeklődését, fontos információk említésével. Ezen a ponton még nem lehet az eladás a fókuszban, hanem a vevő igényeire kell koncentrálnunk. Célja az ügyfél megszólítása, beszélgetés kezdeményezése (to start a conversation), nem pedig az azonnali üzletkötés (immediate deal/to close a deal immediately), szóval, csak röviden, tömören (concisely).

Először is, álljunk elő egy remek sorral, ami az e-mailünk tárgya lesz. Ez vagy pofonegyszerű (dead simple; easy peasy), vagy irtó szenvedős (it’s a nightmare) – azt tapasztaltam, hogy nincs arany középút (happy medium; middle ground). Látszódjon azonnal, hogy mi ez, de ne akarják rögtön kikukázni, túl se legyen magyarázva, legyen személyre szabva (personalised), keltse fel az érdeklődést, és persze az első benyomás (first impression) nagyon fontooooos…

Könnyebb a dolgunk, ha abból indulunk ki, hogy a potenciális ügyfeleink igazából ugyanolyan emberek, mint mi magunk. És ha én kapok egy emailt egy ismeretlen címről, egy általános tárggyal, amiben egy morzsányi sem jelenik meg az engem specifikusan érintő kérdésekből, hát azonnal nyomom a „delete”-et (és kicsit sajnálom, hogy nem papír alapon érkezett, amit össze lehetne gyűrni, és ívben hajítani a sarokban álló papírkosár felé… mégiscsak stílusosabb… vagányabb… színpadiasabb… ki mit szeretne.). Naponta több száz email bombáz minket (we are bombarded by hundereds of e-mails), az emberek pedig egyre hatékonyabban szűrik ki a felesleges, zavaró zajokat (to tune out the noise). Egy cikkben azt olvastam, hogy a címzett cég nevének beleírása a tárgyba 26%-kal növeli annak az esélyét, hogy megnyissák az üzenetet. Ha túl titokzatosra (mysterious) sikeredik, vagy csak homályosan sejlik fel a tárgyból, hogy miről lesz szó, azt fogják hinni, hogy egy általános e-mailt kaptak, amit ezer másik ügyfélnek kiküldtek. Ugyanakkor fel kell kelteni az érdeklődést… Száz szónak is egy a vége (to cut a long story short): kell a jó subject line!

Mutatok példákat[2], de persze variáljatok kedvetekre!

  • A Quick Question for /a célzott cég neve/
  • Thoughts on How to ….. /tevékenység/ for …. /célzott cég neve/; konkrétabban: Thoughts on How to Use AI in English Teaching for EnglishHUB
  • Struggling to overcome …. /ide a megoldandó problémát kell beírni/? We can help!
  • Sneak Peak: New Product Review Inside only for … /a célzott cég neve/
  • Does … /valami probléma/ continue to be a problem? We can fix that!
  • …. /a célzott cég neve/, be the first to try our new feature!
  • … /a célzott cég neve/, here’s an invitation to unlock your VIP access to…

Ha ezen végre túlvagyunk, rágódhatunk egy sort azon, hogy a formálisabb megszólításokat használjuk (Dear Miss…/Mrs…/Mister…; Dear Sarah/Ben/…), vagy vajon megengedő-e annyira a modern business környezet, hogy elég lesz a „Hello”. Hát ezt rátok bízzuk. Jó, annyit elárulunk, hogy a bankok, pénzügyi intézetek, jogi cégek, oktatási intézmények az elsőt preferálják.

Jöhet maga az üzenet. Ha a tárgyban nem tüntettük fel, hogy milyen közös ismerős által jutottunk a kiszemeltünk e-mailcíméhez, itt az idő ezt is bedobni a képletbe. Ha ilyesmi nincs a történetben, akkor gyors bemutatkozás, a sallangok nélkül – lesz majd még alkalmatok ismerkedni a következő kör levelezésben, ha már válaszolt a kiszemelt. Neved, pozíciód, céged (name, position, company) és a megoldás, amelyet nyújtani tudsz a lehetséges ügyfél számára. Ha már esetleg találkoztatok egy konferencián, vagy kiállításon, mindenképp említsd meg neki – mondjuk, nem biztos, hogy emlékezni fog, sokan voltak ott!

Tehát:

  • My name is Anna K, I am a Product Specialist at XY /cégnév/, and I would like to help you in…/assist you in…/ propose to you a unique solution for…/ …
  • My name is …., I am a Sales Representative for XY /cégnév/, and I would like to introduce you to our new range of water dispensers/staplers/headsets/vacuum cleaners/…
  • My name is Anna K, we met at the London Career Fair/Biofab Fare in London/Multicultural Book Fair where I represented … /cégnév/ and now I would like to touch base. As we had discussed at that event, I believe I have a solution for your …. /probléma/.
  • My name is Anna K, Thomas D was kind enough to suggest that I contact you as he believes our range of … /termék/ could be of a great use for your business.
  • I was hoping to connect after Thomas D suggested I reach out. He mentioned you’re focused on … /az ügyfél célja, projektje, amiben segíteni fogunk neki/; … on improving your sales representatives’ English skills/ on finding new contractors for…/ etc.
  • I noticed on LinkedIn/your company website that /a célzott cég neve/ is looking into … expanding overseas/developing new products for…/aquiring new premises…/etc.
  • I saw the news about your recent product launch/expansion, and it made me think about… /ide az jön, hogy a te megoldásod hogyan illeszthető be ebbe az új helyzetbe/.

Ezek a példák azért működnek jól, mert egyrészt azonnal látszik, hogy az e-mail írója utána járt a dolgoknak, nem csak vaktában lövöldöz; nagyon specifikus – a címzett azonnal érzi, hogy ez most neki szól, nem csak bárkinek a vállalatnál[3]; és bizalmat épít (to build trust), hiszen azt mutatja, nem csak eladni próbál az ember, hanem átlátja és megérti a címzett problémáját, és megoldási javaslattal keresi meg, direkt őt.

Ha ez is elég jól sikerült, most jön a lényeg: a lehetőségekhez mérten legpontosabb, leginkább személyre szabott reklámszöveg, marketingduma (sales pitch), esetleg ajánlat. Ebben írjuk le, hogy mitől vagyunk jobbak mint mások, mi a USP-nk (unique selling proposition, vagy value proposition).
Ez a rész lehet egy kicsit csacsogósabb – mire gondolok? Belefér egy elismerő mondat a leendő ügyfél termékéről/munkájáról/cégéről. Esetleg érdeklődés a cég mélyebb megismerése iránt. Ezekből látszik, hogy az e-mail írója mennyire végezte el a házi feladatát (to do their homework), és szánt-e időt arra, hogy megismerje a másik vállalatot (to take time to get to know their business). Javaslatom? Nem megspórolni ezt a lépést, enélkül a már korábban is említett személyre szabás nem megvalósítható.
Itt ezen a ponton prezentálod, hogy mit tudnál te adni nekik. Jó stratégia lehet egy korábbi példára hivatkozni, amikor hasonló helyzetű/profilú céggel sikeres együttműködés született, és az eredmények minket igazoltak – de ezt is csak lényegretörően. Lehet KPI-okra vagy más kimutatásokra utalni, de még mindig nem kell nagyon komolyan a részletekbe menni, hiszen ez még csak egy kapcsolatfelvételt szolgáló üzenet. Egyelőre csak azt szeretnénk elérni, hogy pozitívan reagáljanak az e-mailre; nem kell azonnal megnyomniuk a vásárlás gombot. Ha elég izgalmas az ajánlat, amivel megkerestük őket, alig fogják várni, hogy felvegyék velünk a kapcsolatot (to contact sb, to get in touch).

Példa: Many companies we work with are struggling with reaching new markets effectively. We’ve helped … /a címzetthez hasonló cég, cégtípus/ achieve… /beírjuk, hogy mit értünk el; jó, ha lehet számszerűsíteni az eredményt (a quantifyable result)/

Ez a példa azért működik, mert az ügyfél pontos, fájó nehézségeire fókuszál (pain point), és teszi mindezt úgy, hogy „hasonló cégeket” is beemel a látótérbe. Az ajánlat relevanciáját innentől kezdve nagyon nehéz megkérdőjelezni. Az ajánlott megoldás eredményessége pedig hitelességet, professzionalizmust, hatékonyságot közvetít.

Utolsó előtti kihívás: rá kell venni, hogy most ő lépjen! Ezt a már fent is hivatkozott cikk Call to Action-nek hívja. Ez előtt még be lehet dobni valami kis extrát: ingyenes online kurzust, vásárlás/feliratkozás esetén kedvezményt… Olyan ez, mint a kis cukorka a magánrendelők várójában az asztalon – ha az ügyfél szeretné, vesz belőle, ha nem, nem, ha később kér, később vesz. De ez igazán rajtad múlik (meg a főnökségen, hogy fizetik-e a cukorkát). A lényeg, hogy a megkeresett fél nyisson feléd, és válaszoljon, lehetőleg pozitívan. Legyen egyértelmű, hogy készen állsz beszélgetni vele a továbbiakról és hogy bármikor bizalommal megkereshet.

Példák:

  • Would you be open to a quick 10-minute chat next week to explore how we’ve helped others with elaborating an industry-specific marketing strategy/reducing shipping cost overseas/reviewing their procurement strategies?
  • I’m curious to hear your thoughts on how soaring industry prices/current market situations/burnout impacts your team. Would you be open to a brief conversation sometime next week?

Ezek azért működnek, mert könnyen teljesíthetőek, értéket képviselnek és egyértelművé teszik, hogy mi a következő lépés. Az ember naponta több ezer döntést hoz meg, emiatt a saleseseknek nagyon kell arra figyelniük, hogy megkönnyítsék az ember dolgát – vagyis olyan ajánlattal álljanak elő, amin nem kell gondolkozni[4].

Phew! Végeztünk! Már csak arra kell figyelni, hogy az elköszönés legyen összhangban a megszólítással, tehát a Hello-t párosítjuk a Thanks, Regards, Best elköszönésekkel, a formálisabbaknak pedig Yours sincerely-t biggyesszük a végére. Céges aláírás, és KÉESZ! Nem is volt ez olyan nehéz!

Nagyon jó ötleteket, sablonokat és fordulatokat láttam még ebben és ebben a cikkben (a másodikban mindenféle bemutatkozáshoz gyűjtöttek össze példákat).

Ha még ennél is jobban elmélyülnél a témában, és tudod követni Patrick tempóját, akkor ezt a videót ajánlom. (Take-home kifejezés a videóból: this is where I plug in – itt jövök én a képbe, itt csatlakozom én be; és a there’s no secret formula – nincs titkos recept.)

Nem maradt más hátra, mint várni a hatást (meg azt, amikor visszatér a prospect a nyaralásból), esetleg később egy reminder emailt küldeni, hisz szabi után lehet, hogy elveszett a levelünk a tömegben. Ami az egyik ügyfélnek bejön, nem fog mindenképpen tetszeni a másiknak is. Kísérletezz, és nézd meg, milyen mondatok hozzák a legtöbb válaszlépést. De most tényleg pihenj egy kicsit! Például, a születési képleted kielemezted már? Úgy értem, keress valami más tennivalót, ami előkészíti a terepet az eljövendő hajtós napokra! De azért egy limonádét keverj be magadnak!

[1] Írtunk is erről egy cikket tavaly nyáron.

[2] Javaslataim egy internetes gyűjtögetés eredményeképp álltak össze ebben a cikkben prezentálható kollekcióvá, használatuk nem garancia semmilyen fantasztikus sales teljesítményre – ahhoz kelleni fog még a szuper terméked, a jó ajánlatod és a személyes varázsod (personal charm)!

[3] Itt most felejtsük el a máskor jól bevált „to whom it may concern”-t.

[4] Innen küldöm üdvözletem a sacher tortás jégkrém megalkotójának… Mondjuk, lehet, hogy annak nem is kellett marketing, eladja az saját magát (it sells itself) – nekem legalábbis biztosan! 😀