Mai cikkünk azoknak szól, akik újonnan csöppentek éppen, vagy hosszabb kihagyás után térnek vissza az angol nyelvű üzleti emailezés világába. Egy kis alap-anyag, alapos olvasóinknak.

Mindenekelőtt, az emailnek van tárgya. Szerencsére a legtöbben jól tudják használni ezt a mezőt, de azért rendszeresen találkozom hosszadalmas, nem egyértelmű leírásokkal a subject mezőben (na meg a sokadik FW után néznek ezek még ki igazán viccesen). A tárgy mező tartalmának a lehető legrövidebben (3-5 szóban) kell leírnia azt, hogy milyen ügyben keressük a címzettet: billing dispute ref: 564398XX; job application – Sales Operations Specialist; Price quotation for Q3 – #cégnév… Semmiképpen ne copyzzuk be ide az emailünk fő mondatát, még akkor sem, ha az igen szépre sikeredett (I hereby invite you to the upcoming job fair organised by our company on the 12th March, held in the amazing facilities of the Papp László Sportaréna, located in the marvellous city of Budapest.). A nyelvi brillírozást hagyjuk meg az email további részeire – bár mi itt is azt fogjuk tanácsolni, amit máskor is szoktunk: a kevesebb néha több… De csak haladjunk szépen sorban!

A megszólítás nagyon fontos része az emailnek. Azért annyira nem nagy ördöngösség jól eltalálni, inkább csak arra szeretném felhívni a figyelmet, hogy habár az emailt egy alapvetően lazább, könnyedebb stílusú műfajnak tartják, mint a régebben oly sokat használt, klasszikus üzleti levelet, attól még igenis előfordul, hogy inkább odaillő lesz egy Dear Miss Jones, vagy Dear Mr Hill, vagy Dear Sir/Madam. Amennyiben formálisabb hangnemet ütünk meg, mindenképp használjuk ezeket a formákat, az egyre inkább elterjedt Hello és Hi helyett (ezeket lehet névvel, vagy anélkül is használni (Hi Judith, Hello Tom, Hello…). Ne felejtsük el a megszólítás, köszönés után kitenni a vesszőt! Amennyiben levelezőpartnerünket már régóta ismerjük és kötetlen hangnemben emailezünk egymással, megszólíthatjuk csupán a keresztnevével: Alison, … Ez akkor is bevethető, ha valakivel gyakori üzenetváltásban vagyunk – nem kell mindig a név elé a Hello vagy a Hi, sőt, ha igazán pörögnek az emailek, van, hogy a megszólítás teljesen el is marad.

Az email bevezetőjében jól mutat egy-egy kedvességi formula: I hope you’re well, I hope this email finds you well, How are you?, I hope all is well (kevésbé formális!). Ennél egy fokkal személyesebb (és néha arra van szükség) az It’s Friday – I hope you have some cool plans for the weekend, vagy az I hope your summer’s off to a great start. Any holiday plans for this month? Ezekre a mondatokra az író nem vár választ – amennyiben mi vagyunk a címzettek, nem kell nekiállni kifejteni, hogy well-well, persze, de lehetnénk jobban is, mert a kutyát megint állatorvoshoz kellett vinni, mert bezabált a gyerekek uzsonnára készült nutellás palacsintájából, pedig gluténérzékeny. Általánosságok helyett, ha hajlandóak vagyunk beletenni egy kis pluszmunkát, utánanézhetünk a címzett és/vagy a cége friss sikereinek, és méltathatjuk azokat: Congratulations on launching your new product range last week – I heard your new window cleaner is an absolute hit with the customers. Bánjunk ezzel óvatosan – lehetőleg olyan dologra hivatkozzunk, aminek azért lesz valami köze az emailünk mondandójához, mert különben csak jópofiskodó bájolgás ez a húzás, ami azonnal feltűnik, és nem mindenki akar hízelgő vigyormókusokkal üzletelni.

Ugyanakkor egy felmérés kimutatta, hogy az angol nyelvű emailezésben a legjobb válasz-rátát azok az emailek kapják, amelyek mindössze 75-100 szó terjedelműek. Az adatok azt mutatják, a rohanós üzleti világban mindenkinek a legdrágább kincse az ideje, és nem szívesen vesztegetik azt még ilyen kis kedves félmondatokra sem. Így rátok bízzuk, hogy belebiggyesztitek-e az emailetekbe ezt, vagy sem. A középutasoknak hadd ajánljunk egy olyan mondatot, amivel a kecske is jól lakik, de a káposzta is megmarad: I know you are snowed under, so I’ll be brief. Nagyon laza fordításban: cseveghetnénk ugyan egy kicsit az időjárásról, vagy a büfé árairól, de tudom, hogy baromi kevés időd van, szóval inkább a tárgyra térek.

Hát akkor térjünk is a tárgyra! El kell magyaráznunk, hogy miért írunk. Ha olyan ember a címzettünk, aki napi több száz emailt kap, csak akkor rúghatunk labdába, ha az emailünk üzenete gyorsan egyértelművé válik számára. Néha szükség van egy kilétünket tisztázó mondatra is: We met at the B2B Marketing Conference last week, vagy My colleague called you last week regarding the price increase we need to implement… Ez természetesen helyzetfüggő, amennyiben nem kell, már magyarázhatjuk is, hogy mi járatban vagyunk: I’m writing regarding the (delivery issues we have been having)…; I wanted to follow up on (our meeting last week regarding the action plan for this month)…; I would like to ask about (the new budget and the impact that is going to have on our department)… Amennyiben a stílus kicsit lazább, ezeket az udvariassági formulákat elhagyhatjuk. Egyszerűen kérdezzük meg, amit szeretnénk: Do you know how the delivery issues we have been having will be fixed? Let’s confirm our action plan for this month. How will the new budget affect our department?

Problémamegoldáshoz a következő mondatokat ajánlom: I’m concerned about (the amount of printing paper used by our colleagues for our everyday work)…; I need to bring something to your attention… Ezek is formálisabb bevezetők, amennyiben a kapcsolatunk informális a címzettel, elhagyhatjuk őket: Have you noticed the amount of printing paper our colleagues are using for our everyday work?

Az email következő részében további információval szolgálunk a címzett számára a tárggyal kapcsolatban. Már elmondtuk neki, hogy miért írunk, most kifejtjük a részleteket – mi az, amivel mindenképpen tisztában kell lennie ahhoz, hogy érdemben reagálni tudjon? A hosszú emaileket senki sem szereti, egy jó email (egy nem túlságosan bonyolult ügy kapcsán) ezt két-három mondatból megoldja. Például: I am concerned about the issues we are having with our raw material supply. 

As you know, due to unforeseen circumstances our raw material supplier has cut back on deliveries to our manufacturing plants. This is having a huge impact on our stock: the number of products in stock are plummeting and if raw material supplies are not restored within a week, we are going to be unable to comply with the contracts with some of our most important clients.

Két mondat összesen, mégis rengeteg információ belefért. Ez mindenképpen menjen egy új bekezdésbe, így profi, letisztult, átlátható formát adunk az írásunknak, és az üzenet az olvasó számára is könnyen követhetővé válik.

Ha egy emailben több témát is szeretnénk érinteni, a fenti formulát érdemes megismételni: egy bevezető mondat, kettő (max. három) kifejtő. Témaváltáshoz a két rész közé pedig nem is kell jobb mondat annál, hogy: There’s one more thing I’d like to discuss with you. Ez is elhagyható, hiszen egy I’d also like to ask about… is tökéletesen kifejezi, hogy más téma jön, miközben már önmaga lehet az a bizonyos első mondatunk. (I’d also like to ask about the holiday planning within the team as tension is increasing regarding this topic.)

Az emailünk még koránt sincs kész. Mindenképpen fontos beleírni, hogy mit várunk a másiktól. Természetesen ezt is új bekezdésbe írjuk, nehogy ne vegye észre a kedves olvasó. Sürgős esetekre a következő mondatokat javaslom: Please (call me/ping me/email my assistant…) … by tomorrow EOB latest. *EOB= End of Business Day; As a matter of urgency, you need to (contact Mr Darcy/ cancel the meeting/ submit the report, …) Amennyiben nem ennyire égető a probléma, egy Could you please (call me/ping me/email my assistant) vagy egy I would like you to (contact Mr Darcy/ cancel the meeting/ submit the report, …) … is meg fogja tenni. Itt is figyeljünk arra, hogy milyen a viszony a címzettel, hiszen egy you need to eléggé direkt. Amennyiben hezitálunk, mindig válasszunk inkább udvariasabb formákat – a válasz alapján aztán még mindig változtathatunk kicsit a használt stíluson a következő emailünkben.

Az is előfordulhat, hogy nincs szükségünk semmilyen lépésre a címzett részéről, csak informálni szerettük volna valamiről. A This is just to keep you updated és a This doesn’t require any immediate response/action from your side (but please keep an eye on the situation.) tökéletes megoldások erre az esetre.

Egy stílusbeli megjegyzés: akik régebben tanultak üzleti levelezést angolul, azoknak bizonyára feltűnt, hogy az emailekben megengedett az összevont, aposztrófos formulák használata. Az én régi tankönyveimben az üzleti levelekben ezeket kerülni kellett, de a lazább műfaj simán elbírja ezeket.

Hát ez kész is! Köszönjünk el! A levelekben használatos elköszönések itt is remekül működnek, ez a három abszolút jolly joker – formális, informális emailekbe is mehetnek: Regards, Best Wishes, Kind Regards. Amennyiben illik a témához, mehet egy Thanks, formálisabb verziója a Many Thanks. A Yours Sincerely csak nagyon-nagyon-nagyon hivatalos emailekbe kell. Fontos, hogy ha kétszavas az elköszönésünk, akkor is minden szó nagybetűvel íródjon és a végére menjen egy vessző. Lazább elköszönés a Cheers, vagy a Take care (itt nem nagybetű már a care!), de mehet egy Bye for now is, vagy ami jól esik és megengedi a vállalati viselkedési kódex. Alábiggyesztjük a nevünket és készen is vagyunk – a céges aláírás sablont odailleszti nekünk az outlook.

Thanks for reading!

Bye,

Anna