Mivel már mind a három cikkünket olvastad a small talkról (itt, itt és itt), bátran indulhatsz neki a fél-protokolláris céges karácsonyi bulinak. De ha neked jutott az a szerep, hogy megtartsd az év végi ünnepi prezentációt (end of year celebration presentation) a jeles esemény keretein belül, mostantól már emiatt sem kell izgulnod (annyira). Adunk pár fogódzót egy igazán jó kis előadás összeállításához – ejts bámulatba mindenkit (to leave everyone in awe)!
Ha azt mondod, hogy a kollégák 80% százaléka csak unja az ilyen prezentációkat és mire színpadra lépsz, ezzel a nyolcvannal nem szükségszerűen átfedésben lévő 45% már alkoholt is fogyasztott, akkor nagyjából igazad van. Úgyhogy épp itt az ideje kicsit felrázni a dolgokat, és összedobni egy tuti prezit (to craft a top-notch presentation). Ha csak pár százalékkal csökken az a nyolcvan, máris szereztél magadnak pár támogatót!
Az év végi buli (end of year celebration) szuper kis (?) esemény tud lenni. Jellemzője, hogy az év végének közeledtével tartják – bár egyes vállalatok az új év eleji holt időszakban –, célja pedig a visszatekintés (reflection), az elért eredmények megünneplése (to commemorate achievements), a kiemelkedő teljesítményt nyújtó kollégák elismerése (to recognise outstanding individuals), valamint az, hogy a csapatkohéziót lazább keretek között erősítve elbúcsúzzunk (to bid farewell to) az előző évtől (the year gone by)[1].
Nem mondok újdonságot azzal, hogy itt is kulcsfontosságú lesz a felkészülés. A legjobb hatás (best/maximum impact) elérése érdekében lépésről lépésre (step-by-step – a link főleg az X és Y generációsoknak szól) meg kell tervezni a folyamatot és sokszor elpróbálni. Első körben találjunk ki egy vezérfonalat. Tradicionálisabb verziókban ez úgy nyilvánul meg, hogy betöltjük a brandingelt prezentáció sablonokat, elmerengünk, hogy összességében jobb vagy rosszabb évünk volt, és ennek tudatában állunk neki a munkának. Vagyis: nem toljuk tele tűzijátékkal a prezit, ha a cég mélyrepülésben volt az elmúlt X hónapban, a dolgozók egy részét már le is építettük és semmit sem tudunk garantálni a többieknek sem. A hiteltelen előadás legkésőbb a 42. másodpercben elvérzik. Modernebb felfogású vezetőség esetén az egész ünnepséget lehet egy bizonyos téma köré szervezni, ha a karácsonyt nem érezzük elég különlegesnek így decemberben: wizards and witches, olympics, black&white (vagy más, egyszínű buli), Disney characters, Harry Potter, Barbie, Star Wars, akármi. Én azt gondolom, ha sok ember megjelenését szeretnénk biztosítani, akkor azért olyasmit érdemes választani, amit könnyű apróbb kiegészítőkkel megoldania a szolidabb kollégáknak is (például egy kis fekete koktélruha tökéletesen felfejleszthető boszorkánnyá egy apró varázspálca segítségével). Na, de engem elragadott a partiszervező ördög, pedig fókuszált cikkíró angyalkaként csak azt szeretném mondani, hogy egyszer a mi karácsonyi bulinkat egy hajón rendezték meg, és igazán stílusos lett volna, ha a kötelezően meghallgatandó statisztikai adatokat reprezentáló ábrákon megjelent volna ez a hajó-motívum (süllyedő árak, a piac sodrása, az akadályok, mint jéghegyek, stb.). Tuti jobban koncentráltam volna a show-ra, mint a zserbóra. (Okay, that’s a lie. Nothing beats a zserbó.)
A hallgatóság figyelmét az első slide-dal érdemes megragadni (to grab someone’s attention), szóval kezdjünk valami ütőssel, legyen az idézet, kép, ábra, vagy valamilyen meglepő információ (a striking piece of information). A diasor ne legyen hosszú, de annál emlékezetesebb. Gondosan válogassuk össze a bemutatni kívánt adatokat, és amit csak lehet, azt hagyjuk ki – már úgyis mindenki a vacsorát fogja várni addigra. A csapatok majd külön-külön tanulmányozzák a számukra releváns információkat team meetingen. Itt most szorítkozzunk a lényeg lényegére![2]. Ez persze nem azt jelenti, hogy a kollégák motiválása szempontjából kulcsfontosságú elemek maradjanak ki. Ha bizonytalanok vagyunk valami kapcsán, kérjük ki néhány munkatárs véleményét, akiket bevonhatunk az ilyen döntésekbe. (Példa: ”Hey, Sally, do we really have to mention the number of days taken in maternity leave during the year to highlight what a family friendly company we are? – Ummmm, … I don’t think so.”) Itt is érvényes az az általános elv, hogy ha ismered a hallgatóság összetételét (nem mindegy, hogy nyelvtanárból customer delivery service team agent-é avanzsált útkeresők, vagy az excelbe még gyerekként beleszerelmesedett matekosabb agyú data analystek), könnyebben eltalálod a helyes arányt a statisztikák elemzése és a kiemelkedő teljesítményt nyújtó kollégák elismerése között.
A diák legyenek vizuálisan igényesek (visually appealing) – minden cégnek megvan a maga preferált toolja erre (Powerpoint, Prezi, Canva, Keynote, Google Slides, etc.), és a profi alapot profi tartalommal illik megtölteni. Bizonyosodjunk meg arról, hogy az ábrák jól kivehetőek, és ne égessük magunkat pixeles képekkel se. Ha segítségre van szükségünk, vonjunk be egy ilyesmiben jártasabb kollégát.
Az év végi elismerésben (year-end award) részesülő kollégák érdemeit is érdemes lényegretörően összefoglalni, de ne hagyjunk ki semmit, amire ők maguk büszkék lehetnek. A hallgatóság többi tagja felé is nyilvánítsunk köszönetet, elvégre ők is hozzájárultak közös sikereinkhez (to contribute to the collective/corporate success). A köszönetnyilvánítás amúgy is lehet egy plusz elem, személyes jellegéből adódóan erősíti az összetartozás élményt, és azt mutatja: értékeljük az erőfeszítéseket. Szabad kikacsintani egészen saját vonatkozásokra is („Hálás vagyok Lajos bá’-nak, a fizikatanáromnak, mert ha anno ő nem kelti fel az érdeklődésemet a rugók iránt, most nem vezetném ezt a nemzetközileg elismert rugógyárat”), de azért ezt se nyújtsuk hosszúra (avagy keep it short), az Oscart is röviden, tömören illik megköszönni.
Minden prezentációt feldob, ha interaktív elemek vannak benne. Egy telefonon betölthető, a prezentációhoz kapcsolódó totó jellegű játék még az addig látványosan unatkozó munkatársakat is be tudja vonni (max forgatják majd a szemüket – to roll their eyes –, de mégis figyelnek). Ki tudja, hány százalékos növekedés volt a célkitűzés idénre? És mit tippeltek, hány százalékot értünk el ebből? Hány fővel bővült idén a cég? És hogy kicsit könnyedebb témák is megjelenjenek: miért tartott három hétig megjavíttatni a túrórudi automatát? Satöbbi. A legtöbb jó választ adó kolléga céges ajándékcsomagot vihet haza – vagy ha épp nem maradt már idén felesleges logózott egérpad-kulcstartó-bögre-toll-kulacs, akkor egy doboz minőségi szaloncukornak is nagyon fog örülni (sőt!). Sokkal kellemesebb ilyen formában találkozni a fontos éves mutatókkal, mint passzívan hallgatni és azon feszengeni közben, hogy kiürült a poharam, de ha most állok fel piáért, azt mindenki látni fogja. Mi mindig a Mentimetert használtuk az ilyen játékokhoz, de Canva is tud online kvízt összedobni, meg egy halom másik tool, amiket sajnos nem ismerek.
Zárd a prezentációt pozitívan (to end on a high note). Az együtt elért eredmények és a közben megélt élmények emlékei remek alapot adhatnak egy előre mutató, inspiráló üzenethez. Jöjjön ez is szívből (a heartfelt message), a képmutatás nem menő.
A világhálón amúgy kész EOY presentation template-eket is találsz (vigyázat, jó pár az iskolai év lezárására van kitalálva!), ingyenest, fizetőset egyaránt. Szerintem ebből nagyon jó ötleteket lehet meríteni, de nem vagyok előfizetve, ez csak egy röpke keresés találatai között tűnik a leghasznosabbnak.[3]. Bármekkora rutinod is van, az év végi eseményen az egész vállalatnak prezentálni mindenképp magasabb szint, mint hetente a saját közvetlen kollégáknak. Akármelyik cikket nyitom meg a neten a témáról, mindegyiknek az a fő üzenete: készülj fel rendesen! Úgyhogy hajrá, lassan neki is állhatsz, hiszen a tartalmi részek kidolgozása is időigényes (time-consuming) feladat, és a begyakorlás sem megy egyik napról a másikra. Ha pedig idén sem szeretnél a világot jelentő deszkákra lépni, akkor van egy másik lehetőség, ami szerintem amúgy még melósabb, de mindenképpen nagyon hatékony: lepörgetheted a mondanivalódat egy hatvan másodperces kisfilmben is, ahogy azt ez a cég tette (vagy ez meg ez, kicsit hosszabban). Mondjuk valószínűleg ezekben az esetekben volt budget profi csapattal elkészíttetni az anyagot, de szerintem zseniális, tömör, leköti a figyelmet, és máris mehet mindenki a svédasztalhoz válogatni!
Ha mégis te prezentálsz, kívánom, hogy ilyen magabiztossággal tudj kiállni a kollégák elé, mint ez a mémbeli farkas! Good luck!
[1] Tudom, hogy ezt mindenki tudja, de kihagyhatatlanul szép angol szókincs van beépítve ebbe a bekezdésbe, és ezért vagyunk itt. 😊
[2] Írtunk már cikket arról, hogy hogyan kell abszolút profi business presentation-t összedobni itt, az angol nyelvhasználatuk miatt aggódó olvasóink pedig ebben a másik írásban találnak tőlünk – remélhetőleg használható – tippeket.
[3] Nem bírtam nem belekattintgatni, és egész jó ingyenesen letölthető anyagaik vannak még, más, de szintén business témájú prezentációkhoz itt.