Rengeteg szó esett mostanában az évkezdésről, tervezésről, (újra)indulásról. Most foglalkozzunk kicsit azzal, amikor valami már elkezdődött, és valami miatt, hát, hogy is mondjam? Follow-upolni kell a dolgokat. Rákérdezni, újra rákérdezni, kérni, hogy elküldjék, újra kérni, hogy elküldjék, visszaszólni, utánajárni, puhatolózni, nyomon követni, tovább gombolyítani, emlékeztetni, megbeszélni (végre és abban konklúzióra jutni, nem úgy, mint az előző beszélgetésben). Ez mind lehet follow-up.

Minek bonyolítani? Mondhatná az ember, és már kezdi is pötyögni, hogy „I am e-mailing to ask about…”, ami természetesen tökéletesen jó és pont azt a célt szolgálja, ami nekünk most kell. A tárgy mezőben már úgyis szerepel a topic, és ideális esetben a címzett tudja, hogy van egy lezáratlan ügye (unfinished business). De hát ismertek minket – mi pedig bonyolítunk! De csak mert szeretjük a választékos angol nyelvet.

Ha a kedves címzett nem válaszolt az előző e-mailünkre, akkor abban sem lehetünk biztosak, hogy látta azt. Talán a spam ládában landolt, talán elsikkadt a millió másik email között, az is lehet, hogy csak én hiszem azt, hogy elküldtem, de nem küldtem, vagy nem neki küldtem[1]. Szóval, jó lenne, ha az emlékeztető határozott lenne, mégsem keltene lelkiismeret-furdalást az olvasóban. Illedelmes, óvatos puhatolózásra használhatjuk a következő mondatokat:

  • I’m circling back on my previous email…

A circle back jelentése – visszamegy, visszafordul, visszakanyarodik, visszatér (miután tett egy kört). Nagyon elegáns hangzású, abszolút professzionális benyomást kelt.

  • I’m just checking in to see if you had a chance to look at /this/…

To check in – bejelentkezni, beköszönni, benézni. Lazább kifejezés, de tökéletesen megállja a helyét az irodai környezetben. Ha ezt használod, bejelentkezésed legyen rövid, és lényegretörő.

  • I’m following up to see if there have been any updates since we last spoke.

Ez egy csodálatos mondat, egyenes, igeként használja a follow up-ot, a since we last spoke egy pontos idő a múltban és pont a since szócska miatt  van benne Present Perfect (there have been any updates).

  • I wanted to bring this back to the top of your inbox.

Szuper fordulat, hiszen elismeri, hogy a címzett valószínűleg nagyon elfoglalt, az ügy viszont mégiscsak fontos – kicsit rásegítünk a priorizálásra, ha tetszik neki, ha nem. 😉

Ugyanakkor, nem kell mindig tojáshéjakon lépdelni (to walk on eggshells). Felléphetünk határozottabban is, hiszen lehet sürgős a dolog. Dönteni kellene, ráadásul minél hamarabb, és csak az illetőre várunk. Kérdezz vissza így:

  • I’d like to touch base regarding the next steps for our partnership.

To touch base – egyeztetni, érdeklődni, tájékozódni; de olvastam már „megvitatni” fordítást is. Egész pontosan azt jelenti, hogy röviden kommunikálni valakivel (email, telefon, de akár személyesen is), azért, hogy valamit egyeztessünk, vagy csak pusztán a kapcsolattartás kedvéért. Nem tudom máshogy jellemezni: egyszerűen menő, ha valaki ezt a kifejezést ismeri és jól használja. Nem mellesleg, a baseball[2] világából vette át az üzleti szókincs, ahol meg kell érinteni a bázisokat (base) azért, hogy pontot szerezzen (to score) a csapat.

  • Is there any additional information I can provide to help move this forward?

Nagyon szép, proaktív megközelítés, ami a dolgok átgondolására invitálja a címzettet. Lehet, hogy valami fontos információ nem állt még a rendelkezésére, de valahogy nem is sejtette, hogy ez a probléma? Most végre átgondolhatja a dolgokat (to think things through, to think things over, to consider, to reconsider).

  • Following up on our meeting, I wanted to see if we’re still on track for the Friday deadline.

Csak semmi kertelés ebben az esetben: „following up”! Following up on our meeting/phone call/earlier conversation/e-mail chain… Válassz, ami a helyzethez illik! És kapd fel a fejed a „still on track for the Friday deadline” mondatrészre is – vajon megfelelően haladnak-e a dolgok a pénteki határidő fényében (avagy árnyékában).

Néha eszünk ágában sem volt írni, de mégis adódott valami, ami indokolttá teszi az újabb kapcsolatfelvételt. Tovább kattogtál a dolgokon? A perfekcionizmusod nem engedte, hogy ne legyen tökéletes a kiküldött anyag? Lássunk példákat ezekre is!

  • I was thinking about our conversation yesterday and I found this article/podcast that might be useful.

Segítsd elő a döntés meghozatalát (decision making) egy jókor elküldött cikkel, podcasttal. Semmi sürgetés vagy tukmálás, csak egy kedves ajánló.

  • Since we last spoke, I’ve updated the proposal to include the points you mentioned.

Roppant segítőkész alkalmazott, csak úgy süt belőle a sokszor keresett can-do attitude!

Persze olyan is előfordulhat, hogy azonnali válaszra van szükségünk, nem várhatunk tovább. A professzinolaizmust ebben az esetben sem kell kidobni az ablakon. Íme:

  • I wanted to follow up once more as the deadline is approaching.

Egyenes, lényegretörő, határidőre emlékeztető.

  • To ensure we stay on schedule, could you please provide your feedback by EOD?

Pusztán azért, hogy tudjuk tartani a tervezett ütemezést, ez is remek jó mondat. Az EOD rövidítéssel már találkozhattatok: end of day, ami általában úgy értenek, hogy end of business day, vagyis legkésőbb 17:00-ig várják azt a bizonyos visszajelzést.

  • I’m resending this as I’m sure it got buried in your inbox.

Egy kedves, megértő hozzáállás látszik ezen a mondaton. Én leginkább egy olyan kollégának, esetleg felettesemnek küldeném, akiről tudom, hogy mindig el van havazva, és ezzel máris felmentjük őket a nem visszaírás vétsége alól – de nem kell mindenkit nekünk felmenteni! 😉 Külsős levelezésbe én nem tenném bele, de elképzelhetőnek tartok olyan munkakapcsolatokat, amibe belefér.

Szóval, cselekedj (take action)! Ne várd, hogy a sült galamb a szádba repüljön[3]! Vedd fel újra a fordulatszámot te is, és indítsd be a gépezetet! Lassan ideje belelendülni a dolgokba, hiszen már el is telt az év egy tizenhetede!

Ebben a videóban Derek kínál nekünk két különböző verziót egy meetinggel kapcsolatos follow-up e-mailre, néha több, néha kevesebb nyomást gyakorolván a külső partnerre (to put pressure on the client).

Itt pedig Grant ad nekünk egy teljesen egyszerű de nagyszerű sablont (kezdő tanulóink figyelmébe ajánlom!). Follow-up doesn’t have to be complicated! jeligére.

C szintű tanulóinknak ajánljuk Patrick videóját, tele realisztikus helyzetekkel, szuper kifejezésekkel és praktikus tippekkel a meetingekre.

 

[1] Ezt mondjuk könnyen ki lehet deríteni az e-mailjeink fölött ücsörögve.

[2] Lelkesebbek itt tudnak utánanézni a baseball játékszabályainak. Alapos videó, és ha még nem jártál a baseball világában, tele lesz új szavakkal, kifejezésekkel!

[3] Angolul (sajnos) nem repül a sült galamb. Ezt úgy tudják kifejezni, hogy „there is no free ride” vagy „there is no free lunch”, bár őszintén szólva, én ezeket nem hallottam élő szóban soha (bár ez nem azt jelenti, hogy nem használja senki). Létezik viszont az ölébe pottyan – to fall into someone’s lap, és ezt lehet várni is: to expect something to fall into one’s lap. Ezen kívül lehet azt akarni, hogy valamit ezüst tálcán nyújtsanak át – to want something on a silver platter. Ide kívánkozik még a spoon-fed is, to have something spoon-fed, de ennek két jelentése is van; az egyik, hogy valaki nagyon leegyszerűsítve kap meg valamit (Our newcomers expect to be spoon-fed every answer, instead of looking at the process descriptions. – Az új munkatársak elvárják, hogy mindent a szájukba rágjunk, ahelyett, hogy megnéznék a processz leírásokat.); a másik pedig, hogy valaki könnyen, erőfeszítés nélkül jut hozzá valamihez: Unlike his peers at the university who had to apply to a dozen of entry level positions after graduation, John was spoon-fed a clear career path because of his family’s connections in the business world. (Az egyetemi csoporttársaival ellentétben, akiknek tucatnyi kezdő pozíciót kellett megpályázniuk, John előtt egyértelmű karrierút állt a szülei üzleti kapcsolatainak köszönhetően.)